Деньги и оплаченные счета сдал. Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений
Основными документами, которые регулируют составление первичной документации во время использования контрольно-кассовой техники, считаются типовые нормы эксплуатации ККМ при условии осуществления денежных операций с населением, сегодня в виде книги кассира применяется заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 . Типовые правила по прибытию инкассатора или при закрытии организации, кассир обязан:
Подготовить платежные документы и денежную выручку.
Оформить кассовый отчет, сдать имеющуюся выручку совместно с кассовым отчетом и приходный ордером главному кассиру или инкассатору банка.
В присутствии кассира представитель администрации снимает показания контрольных и секционных регистров. На конец рабочего времени все показания отчетной ведомости вписываются в журнал кассира-операционниста. После того, как произошло снятие показаний регистров или распечатка проверки и определения фактической суммы выручки наличных денег делается соответствующая запись в «Книге кассира » и заверяется подписями представителя администрации и кассира. В настоящее время применяются , и . Нормы по их составлению предусматривают существующую возможность заполнения не только по концу рабочего времени, но и после окончания смены.
Форма КМ-4 образец заполнения:
Правила заполнения формы КМ-4 (ГРАФЫ):
1.
Графа – дата или смена. В этой графе проставляется соответствующая дата снятия денег Z-отчета. Предположим на 1м кассовом аппарате трудятся 3 смены и разные кассиры, в таком случае, нужно вносить 3 отдельных строки, привязанные к одной дате.
2.
Графа – № отдела или секция. В этой графе содержится информация, указывающая № отделов, на которые поступила сумма денежных средств за данную смену.
3.
Графа – ФИО кассира.
4.
Графа – порядковый № контрольного счетчика на конец рабочей смены (дня). 5
5.
Графа - № контрольного счетчика, который регистрирует число переводов суммирующего денежного счетчика. В этой графе дублируются показания с графы 4.
6.
Графа – Показания суммированных денежных счетчиков к началу смены (рабочего дня). В этой графе, содержится сумма на период начала смены и все прибытия денежные средства на кассовый аппарат за все время его существования. Сведения за предыдущую смену необходимо брать с 9 графы.
7.
Графа– подписи администратора и кассира.
9.
Графа – данные суммирующих денежных регистров на конец смены (рабочего дня).
10.
Графа – Общая сумма всей выручки за смену.
11.
Графа – сдача наличными деньгами.
12.
Графа – сколько оплачено по документации, количество.
13.
Графа – сумма оплаченных денежных средств по доку ментам.
14.
Графа – сколько сдано всего (прописывается сумма безналичных и наличных платежей за текущую смену, возвраты не считаются).
15.
Графа – сумма возвратов за смену.
16.
Графа – подпись кассира операционниста. В этой графе проставляется подпись кассира, после того, как будут заполнены все графы формы МК-4, а так же справка-отчета по форме МК-6.
17.
Графа – подпись администратора проставляется после того, как произошло факт принятия налички от кассира за текущую смену.
18.
Графа - заполнение журнала кассира-операционниста КМ-4 считается завершенным после того, как руководитель организации ставит свою подпись после окончания каждой смены.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
В журнале содержатся следующие графы:
В графе №1 - указывается текущая дата.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4 - указывается номер , соответствующий текущей дате.
В графе №5 - "Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика" - записывается количество продаж за смену. Показания данного счетчика печатаются на .
Примечание: Счетчик, показания которого, необходимо занести в графу 5 был только в ККМ без фискальной памяти . В ККМ с фискальной памятью такого счетчика нет. Ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ эту графу не заполняют.
В графе №6 - показания нарастающего итога на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в , и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в показания счетчика нарастающего итога. В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.
В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания счетчика нарастающего итога на конец дня.
В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.Если ККМ не указывает в показания счетчика нарастающего итога, то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика нарастающего итога на конец дня, и занести их в графу №9.
В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.
Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 . Операция "возврат" не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).
В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста:
Дата(смена) | Номер отдела(секции) | Фамилия, имя, отчество кассира | Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены) | Показания | ||||
контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика | суммирующих денежных счетчиков | |||||||
на начало рабочего дня (смены) | на конец рабочего дня (смены) | |||||||
сумма, руб., коп. | подпись | сумма, руб., коп. | ||||||
кассира | администратора | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
01.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 2 | ---- | 1,11 | Пупкин | Петрова | 1111,11 |
02.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 3 | ---- | 1111,11 | Пупкин | Петрова | 1611,11 |
03.01.01 | 1 | Пупкин В.В. | 4 | ---- | 1611,11 | Пупкин | Петрова | 2511,11 |
Сумма выручки за рабочий день (смену), руб., коп.; | Сдано | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., коп. | Подпись на конец рабочего дня (смены) | |||||
наличными, руб., коп. | оплачено по документам | всего, руб., коп. | кассира. Деньги и оплаченные счета сдал | администратора (старшего кассира) Показания счетчиков снял. Деньги принял | руководителя (старшего кассира) | |||
кол-во | сумма, руб., коп. | |||||||
10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
1110,00 | 710,00 | 5 | 300,00 | 1010,00 | 100,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
500,00 | 400,00 | 3 | 100,00 | 500,00 | 0,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
900,00 | 850,00 | 0 | 0,00 | 850,00 | 50,00 | Пупкин | Петрова | Сидорова |
Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.
Журнал кассира-операциониста - это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.
Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.
О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.
Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.
Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.
В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.
Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.
В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.
Образец заполнения журнала кассира операциониста
Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.
На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды , ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.
В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.
Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.
В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.
В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.
В графе «3» заполняются личные данные кассиров, которые осуществляли прием денежных средств в течение смены (рабочего дня). Далее необходимо отразить текущий номер z-отчета. За один день может быть снято несколько таких документов (случайно, при нескольких сменах), каждый из них необходимо отразить в соответствующей строке журнала.Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.
В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.
Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.
В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».
В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки - это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии - проставляется прочерки.
Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».
Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15» . При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».
В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.
Нюансы ведения журнала
При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.
Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.
В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.
Заполнять журнал кассира-операциониста происходит только на основании Z-отчетов. После того, как вы закончили смену и сняли Z-отчет.
Скачать бланк (форму) КМ 4 в формате Excel можно
Заполняются следующие строки:
Графа 1: Дата (смена)
Прописывается дата смены(например: 20.05.2014), которая указана в Z-отчете.
Графа 2: Номер отдела (секции).
Прописывается секция/отдел, на которой пробивалась сумма в данную смену. Необходимо в случае, если касса обслуживает более 1 отдела и выручка по ним ведется раздельная. В большинстве случаев, данное поле не заполняется, дабы не наводить путаницу с цифрами. К тому же, во многих кассовых аппаратах, в Z-отчетах не предусмотрена разбивка по отделам.
Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира.
Вписывается Ф.И.О. кассира-операциониста. Если кассир, администратор, бухгалтер, ген. директор является одним лицом, то вписывается их фамилия.
Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены).
Здесь вписывается порядковый номер номер Z — отчета, соответствующий текущей дате. Его можно посмотреть на самом Z-отчете. К примеру на аппарате Меркурий 180К, поле называется ЗАКР. СМЕНЫ 0001; Альфа 400К: Z-отчет №0002; Касби 02К: Z 0109; АМС 100К: КЛ 0233.
Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
Данная графа является спорной. Некоторые записывают номер Z-отчета, по аналогии, как в графе 4, кто то вписывает количество продаж за смену, для кого-то это техническая графа. На самом деле, это форма документа является устаревшей, которая подразумевает, что счетчик Z-отчета обнуляется. Но во всех современных ККМ данную функцию убрали, а графа так и осталась. Поэтому рекомендуем не заполнять вообще. В налоговой на нее не обращают внимания, так как информация в ней не имеет особого налогового или финансового смысла. Но большинство все же сюда копируют данные из графы №4.
Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)
В данную графу вноситься накопительный итог на начало дня, другими словами указывается необнуляемый итог на конец прошлой смены. Еще данную цифру называют «Гросс Итого». Накопительный (необнуляемый) итог – это сумма всех пробитых денег на данном аппарате за все время его работы.
Если данный аппарат, является новым, то первым накоплением будет 1 рубль и 11 копеек. Такая сумма пробивается при регистрации кассового аппарата.
Если аппарат уже не новый, то данные нужно брать:
- Из графы №9 прошлого дня (распространенный способ)
- Из утреннего Х-отчета. Но не все аппараты поддерживают функцию вывода накопления в Х-Отчетах. (например: Меркурий-115Ф)
Графы 7 и 8: подпись кассира и администратора.
В полях должны поставить свою подпись кассир и администратор за каждую смену. Если это один человек, то подписи будут одинаковыми.
Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)
В поле прописываются накопления (необнуляемый итог(Гросс итого)) в конце рабочей смены. Это накопления из Графы 6, но к ним уже прибавляется выручка за прошедший день. Списываются они из Z-отчета, которые снимаются в конце смены кассиром.
Так же можно данную сумму сразу же переносить на начало следующей смены в графу 6.
Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).
В поле прописывается выручка за день, пробитая по ККМ. Данную сумму можно подсчитать по следующей формуле: Графа10 = Графа 9 – Графа 6. Т.е. нам нужна разницу между двумя этими строками. Так же можно переписать сумму итога с сегодняшней закрытой смены (Z – отчет).
И обязательно проверяйте, чтобы значение, полученное по формуле совпадало со значением по Z–отчету. Если не совпадают, значит или вы допустили ошибку или какие то другие неполадки. Надо разбираться.
Графа 11: Сдано наличными.
Вписывается сумма наличных средств по итогу смены. Сюда не включаются возвраты и безнал.
Графа 12: Оплачено по документам, количество
Вписывается количество безналичных платежных документов за день. К таким документам относятся: дорожные чеки, банковские карты, банковские чеки и т.д. Т. е. если за день по безналу оплатили 4 раза, то вписываем цифру 4. Если таких операций не совершалось, то ставим прочерк. Кроме того, у многих ККМ нету счетчиков безналичных платежей и посчитать безналичные сделки сложно, то заполнять графу не надо.
Графа 13: Оплачено по документам, сумма.
Указывается сумма пробитая по платежным документам (дорожные чеки, банковские карты, банковские чеки и т.д.). На некоторых аппаратах ее можно выделить из Z-отчетов.
Графа 14: Сдано всего.
Прописывается общая сумма денежных средств по наличным и безналичным расчетам и минусуются возвраты. Если не было по ошибке пробитый чеков и не проводились возвраты, то данное поле будет равняться графе 10. В иных случаях Графа14 = Графа10 – Графа15
Графа 15: Сумма возвратов.
В поле вписывается общая сумма средств, которая была возвращена. Данную строчку можно посмотреть в Z-отчете. Сумма полей 14 и 15 обязана совпадать с суммой, указанной в строке 10.
Графа 16: подпись кассира.
Графа 17: подпись администратора.
Графа 18: подпись руководителя.
Зачастую кассиром, администратором и руководителем является одно и тоже лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.
В нашем офисе можно подобрать и купить любое торговое оборудование по привлекательным ценам. Компания существует на рынке с 1994 года, мы знакомы со всеми ключевыми поставщиками и производителями, работаем с ними на лучших условиях и готовы предложить отличные предложения для вас. Мы производим, продаем и монтируем торговое оборудование для магазинов одежды, продуктов, косметики, аптек, ювелирных изделий и т.д. С нами сотрудничают крупные торговые центры Москвы. Мы понимаем, что покупка торгового оборудования в магазин – ответственное и сложное решение для руководителя. Поэтому наши специалисты готовы уделить вам столько времени, сколько потребуется для создания качественного проекта, и будут продолжать общаться с вами и после совершения сделки. Мы хотим, чтобы вы избежали любых сложностей с открытием своего магазина.
Производство мебели для магазинов
Мы проектируем и делаем дизайн торговых островков, витрин и ресепшн-стоек, а затем изготавливаем их на собственном производстве. К торговому оборудования предъявляются серьезные эксплуатационные требования, мы используем только проверенные и качественные материалы.
Индивидуальный подход к проектированию и производству позволяет сделать торговое оборудование эстетичным и визуально подходящим для бренда, что привлекает и располагает посетителей, а также позволяет учесть все индивидуальные требования по организации продаж. Например, в оборудовании для магазинов продуктов предусмотреть встроенную технику и повышенные требования к гигиеничности, для магазинов одежды встроить вешала, полки и сделать правильное освещение, а прилавки для ювелирных изделий сделать безопасными, надежными и очень привлекательными.
Преимущества Вестор
У нас один из самых широких ассортиментов торгового оборудования в Москве, и по любому направлению можно получить консультацию. Кроме собственного производства и складов мы активно работаем с партнерами. С нами на постоянной основе сотрудничают крупные сетевые компании, о чем вы можете убедиться в портфолио. Для всех наших клиентов доступна сборка и ввод в эксплуатацию торгового оборудования, приобретенного у нас, на льготных условиях. Мы сотрудничаем с крупнейшими представителями рынка, являемся авторизированным сервисным центром кассовых аппаратов Меркурий, Штрих, POS-систем и контрольно-кассовой техники АТОЛ.
Доставка торговой мебели и оборудования
Наша курьерская служба произведет доставку торгового оборудования по Москве и Московской области на льготных условиях. Всегда есть возможность осуществить самовывоз. Для регионов России доступна доставка торговой мебели и сопутствующего оборудования компаниями по доставке и перевозке грузов.