Как контролировать входящие звонки? Компания Terrasoft запустила новый проект сообщества пользователей Terrasoft CRM. Телефоны попроще собирают урожай

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про то, почему необходимо правильно отвечать на входящие звонки.

Сегодня вы узнаете:

  • Для чего нужно правильно отвечать на телефонные звонки;
  • Правила, которые необходимо учитывать;
  • Что делать, чтобы входящий звонок был эффективным.

Почему важно правильно отвечать на входящие звонки

Не зря говорят, что каждый пропущенный входящий звонок – это звонок вашему конкуренту, а плохо обслуженный – это удар по вашей репутации.

Какое отношение способствует установлению хороших отношений с клиентом?

Это отношение, в котором мы находим такое поведение как оправдание, но также понижаем наши собственные ценности. Это также требования, требования, но и восстание, слишком много управления эмоциями. Родитель может навязывать свое мнение, ставить себя в более высокое положение, приказывать, лечить заранее.

  • Это импульсивная и интуитивная часть личности.
  • Это контролирующая, наказывающая, но заботливая часть личности.
  • Он в более высоком положении?
  • Важно рассматривать клиента как партнера в равной степени.
  • Это действие основано на фактах и ​​логике.
  • Такое отношение характеризуется самоуверенностью, снисходительностью.
  • Он также слушает клиента, принимая во внимание потребности и ожидания.
  • Это также разговор как «равный и равный».
Определенно отношение Взрослого.

Необходимо учитывать, что 80% бизнес-контрактов заключаются только путем телефонных переговоров. Да и после подписания контракта все вопросы оперативно решаются по телефону. Почему именно телефон, а не привычная электронная почта?

Все очень просто, поскольку только телефонные переговоры могут существенно сэкономить время и позволить принять правильное решение в минимальные сроки.

Мы фокусируемся на клиенте, мы слушаем, мы рассчитываем с его мнением. Мы говорим, мы хотим найти совместное решение. Нет никакого императивного, внушительного отношения. Мы хотим договориться. Идеальная ситуация, когда два человека воспринимают отношение Взрослого Взрослого. Это самый эффективный способ общения с клиентами.

Кроме того, вы знаете, о чем заботится клиент, что для него важно. Таким образом, вы больше узнаете своих клиентов. Активное прослушивание - это нечто большее, это одна из методов общения с клиентом. Благодаря этому вы можете получить дополнительную информацию, узнать свои взгляды, отношения, эмоции и построить доверие.

Но тут есть небольшой нюанс. Корректный ответ по телефону может привести к заключению хорошей сделки, а вот неправильный – разорвать деловые отношения. Вывод – каждый должен уметь правильно отвечать на телефонные звонки.

Некоторые полагают, что самое простое – это общаться по телефону. На самом деле – это ошибочное мнение и не все так просто.

Внимательно слушайте своего клиента. Помните, что говорит клиент, а затем используйте эту информацию для дальнейшего разговора. Когда вы ссылаетесь на предыдущие заявления - вы показываете, что вы действительно слушаете то, что говорит клиент. Если вы встречаете клиента вживую, язык тела важен. Возьмите открытое отношение, заинтересуйтесь, следите за тем, чтобы смотреть в глаза. Покажите свой искренний интерес к словам вашего клиента. Держите место - не сидите слишком далеко или слишком близко.

Фрэнк Пьюселик: сфера продаж – это рай для общительных людей

Поверь мне, ты чувствуешь запах улыбки даже по телефону! Покажите свой энтузиазм, но также будьте уверены. Во время разговора с клиентом - задавайте вопросы, как открытые, так и закрытые. Будьте заинтересованы в том, что говорит клиент. Запрашивает. Знаешь, дело не в задании вопросов. Однако важно, чтобы собеседник чувствовал себя хорошо, чтобы он мог открыть. Может оказаться полезным микросвязь, то есть короткие выражения, указывающие интерес, «понять» и «ага».

От правильного общения будет зависеть:

  • Уровень продаж;
  • Развитие клиентской базы;
  • Узнаваемость компании;
  • Показатели покупательского спроса.

Каждый менеджер, тем более секретарь, должен обладать специальными навыками телефонного общения и знать, как отвечать на звонки клиентов.

Как правильно отвечать на звонки клиентов

Существует несколько основных правил, как необходимо предоставлять ответы во время телефонного разговора. Все что вам нужно – это освоить их и стараться применять в своем рабочем процессе. Конечно, с первого раза может ничего не получиться, но после – результаты общения вас порадуют.

Дайте вашему собеседнику время ответить. Прежде чем начать говорить, подождите некоторое время, убедившись, что клиент хочет что-то сказать или спросить. Убедитесь, что вы хорошо понимаете клиента. Это позволит избежать недоразумений. Другой вопрос связан с этой проблемой, то есть перефразированием.

Парафраз или убедитесь, что вы хорошо понимаете клиента

Важно быть уверенным, что мы хорошо понимаем клиента. Парафраз - полезный метод. Это несколько примеров, потому что вы знаете, что речь идет не о жестких правилах. Это повторение в ваших собственных словах того, что вы поняли из заявления клиента. Благодаря этой методике вы убедитесь, что вы хорошо поняли собеседника. У вас есть возможность объяснить любые инсинуации или заказать заявления. Кроме того, вы показываете, что вас интересует то, что говорит клиент. Парафраз также дает время, чтобы сохранить дистанцию ​​до выражения, особенно если это эмоционально.

Правила приема телефонных звонков:

1. Вы должны четко понимать, как только вы возьмете трубку – вы будете полностью отвечать за решение проблем собеседника (клиента) . Во время телефонного общения вы представляете компанию, в которой работаете и от того, как профессионально вы это сделаете, будет зависеть, выберет клиент компанию, или уйдет к конкурентам. Поэтому отвечая на каждый телефонный звонок, мысленно думайте что вы «голос компании» и ваша основная задача расположить собеседника.

Показывая клиента, которого вы слушаете, вы проявляете уважение и тем самым строите доверие. Таким образом, вы избежите недоразумений и двусмысленностей. Техника может быть использована в наибольшей степени, когда вы разговариваете с клиентом лично. Однако, когда вы находитесь по телефону или у вас есть контакт через Интернет, вы можете обратить внимание на определенные элементы.

Наверное, для вас не удивительно, что мы теряем людей, которые похожи на нас и ведут себя одинаково. Речь идет не о копировании или притворстве. Действуя решительно, это выглядит искусственно и не повлияет на положительный прием. Техника настройки заключается в том, что вы принимаете подобную позу, говорите с одинаковой скоростью и используете аналогичный язык. Если вы хотите попробовать, начните с небольших шагов и тщательных попыток.

2. Поскольку клиенты любят задавать многочисленные вопросы, вы должны четко, и самое главное достоверно, предоставлять на них ответы . В этом вам поможет информация о вашей компании и о тех услугах, которые вы предлагаете. Вы должны знать все, начиная от возникновения компании и заканчивая тем, как и из чего производится продукция.

Какие советы у меня есть для вас?

Слушайте или смотрите, на каком языке говорит ваш клиент. Затем вы можете использовать похожие фразы и слова. Другой способ - настроить то, как вы говорите, с помощью темпа или скорости. Когда вы разговариваете с клиентом, важно «поддерживать» своего собеседника. Положительное положение тела, улыбка или кивка помогут. Указанный визуальный контакт важен. Хорошо обращать внимание на то, что говорит клиент, а также искать общую перспективу и опыт.

Если вы хотите поддержать своего собеседника, делайте это естественно, не действуйте решительно. Когда вы разговариваете со своим клиентом, постарайтесь не использовать слишком много отраслевого языка. Для вас слова и фразы естественны, вы используете их каждый день. Ваш клиент - не обязательно знать их. Это не будет понято всем. Конечно, вы можете встретить человека, который знает тему. Тогда понятно, что вы можете говорить с использованием фраз из отрасли.

3. Не стоит забывать во время общения про общепринятый бизнес-этикет:

  • Снимать трубку телефона нужно сразу, не позднее 3 гудка;
  • Обязательно представьтесь и уточните, как можете обращаться к собеседнику;
  • Уточните цель звонка;
  • В конце общения спросите, остались ли у собеседника вопросы.

4. Во время общения не бойтесь использовать специально разработанные методы . Стоит учитывать, что телефонное общение имеет свои особенности, поскольку клиент вас не видит. Поэтому вы должны приложить все усилия, чтобы решить возникшие проблемы и дать понять, что вы ему интересны.

Клиент приходит к вам, потому что он хочет получить информацию. Убедитесь, что все ясно. Вы можете решить его следующим образом - после использования слова, фразы - описать, объяснить, что происходит. Говорите простым языком. Таким образом, вы сокращаете расстояние. Вы немного отстаете от позиции эксперта. Ваш собеседник чувствует себя лучше.

Может случиться так, что когда вы застрянете и насладитесь отраслевым лексиконом, клиент кивает, он будет прав. Поверьте, не каждый человек даст вам знать, что что-то непонятно или непонятно. Считаете ли вы, что такой клиент вернется к вам? Или, может быть, он будет искать другого человека, который объяснит проще, развеять сомнения.

5. Никогда нельзя допускать того, чтобы клиент ждал . Если во время общения вы затрудняетесь предоставить ответ, то лучше договоритесь с клиентом, что вы ему перезвоните. Не стоит просить клиента «повисеть на трубке».

6. Вы должны четко знать, что каждый телефонный звонок имеет свою цену . Возможно, на том конце провода находится успешный бизнесмен, который планирует заключить многомиллионный контракт. Именно от вашего умения будет зависеть, ваш это будет контракт или конкурентов.

Также рассмотрите такой сценарий. Убедитесь, что клиент понимает, что вы говорите. Конечно, вы всегда можете узнать, все ли понятно или у клиента есть вопросы. Убедитесь, что у вашего клиента нет никаких сомнений или запросов. В то же время убедитесь, что, когда они появятся - вы доступны.

Как пополнить отдел продаж хорошими менеджерами?

Когда вы разговариваете со своим клиентом, многое зависит от вас. Атмосфера, которую вы создаете, влияет на ваше общение. Когда ваш клиент чувствует себя лучше - он задаст вам больше вопросов, он расскажет о сомнениях и страхах. В общении с клиентом - проявляйте неподдельный интерес, спрашивайте, относитесь к клиенту с уважением. Будьте готовы к разговору, выражению мнений, мнений, внесению предложений. Четко выражайте свое мнение и позволяйте клиенту говорить.

7. Всегда правильно заканчивайте общение по телефону . Как показывает практика, именно начало и конец телефонного звонка дает общее впечатление. Не забудьте взять у своего собеседника координаты для связи и уточнить, в какое время ему можно звонить.

Принимая во внимание все перечисленные правила, вы сможете создать положительное впечатление о своей компании и привлечь клиента.

Что помогает вам лучше общаться с клиентом?

Желаю вам позитивных мыслей, Магда. Секрет хороших отношений с клиентами заключается в общении. Благодаря коммуникации вы обеспечите четкую и четкую видимость своей организации перед своими клиентами и конкурентами. Любые действия, которые вы предпримете, помогут вам создать образ серьезной, надежной, современной компании, открытой для инноваций.

Сильная репутация приводит к тому, что ваши партнеры стремятся заключить взаимовыгодные отношения сотрудничества. Это также убеждает потребителей доверять брендам вашей компании. Сохранение отношений с клиентами не является дополнительным. Вы всегда будете иметь их, даже если хотите этого или нет.

Как сделать прием входящих звонков эффективным

К сожалению, не все сотрудники могут правильно общаться по телефону. Некоторые допускают ошибки из-за отсутствия опыта, в то время как другие просто не желают этому учиться и заниматься.

Чтобы заинтересовать своего сотрудника и научить правильно выполнять работу, необходимо:

Имейте в виду следующие стратегии, которые помогут вам поддерживать хорошие отношения с вашими клиентами. Встречайте в неформальной обстановке с основными клиентами. Конечно, ваши клиенты включают компании или различные поставщики услуг, с которыми вы хотите работать в будущем. Закажите один день в месяц, например, и пригласите одного из основных клиентов на перерыв на обед. В неформальной обстановке вы узнаете гораздо больше о потребностях покупателя, его потребностях и предпочтениях. Кроме того, вы увидите, как воспринимает ваша другая компания.

  • Подготовить шаблон эффективного приема телефонных звонков;
  • Придумать ;
  • Ввести контроль за всеми звонками.

Рассмотрим более детально каждый шаг:

  1. Подготовка шаблона, для правильного общения.

Чтобы понять, как отвечает ваш сотрудник на обращение клиента, нужно просто сделать «тайный входящий звонок» и записать его. Постарайтесь во время общения понять слабые, сильные стороны своего сотрудника и на чем он «слился».

Послушайте, что должен сказать клиент. Вы найдете интересную информацию для улучшения своего бизнеса и услуг. Позвольте ему рассказать вам, что он хочет, держать зрительный контакт, улыбаться как можно чаще, и многократно использовать их для вашего времени. Если он хочет поговорить о конкурентах вашего бизнеса, не прерывайте его. Поощряйте его рассказать вам о сильных сторонах ваших продуктов, а также о слабых сторонах, если вы подозреваете, что они существуют.

Сделайте базу с ключевыми датами ваших клиентов. Вы можете получать данные с соревнований, где участники заполнили свои персональные данные по различным купонам. Клиент, который получит день рождения или имя, которое вы подписали, останется впечатленным и не забудет вас слишком легко.

Помимо сценария, вы должны дать четкие указания своим работникам. Это можно сделать в виде приказа.

Каждый сотрудник должен:

  • Общаться с собеседником так, как будто это ваш единственный и самый лучший клиент;
  • Не торопиться закончить общение по телефону;
  • Записать клиента на покупку товара или услуги;
  • Заинтересовать собеседника, чтобы он выбрал именно вашу компанию;
  • При необходимости направить собеседнику коммерческое предложение;
  • Договориться о встрече.

Обязательно контролируйте, чтобы работники все делали правильно.

Персонализируйте свои коммуникационные инструменты. Если вы отправляете поздравительную открытку или письмо, напишите имя клиента напрямую. Использование: Уважаемый господин Попеску Уважаемая госпожа Ионеску. Награждение старых клиентов. Ваши старания поддерживать связь со старыми клиентами заставят их почувствовать себя важными. Это способ сказать: «Он позаботится». Дайте им скидки или подарки, чтобы купить товар или услугу.

Организуйте день открытых ворот. Не имея намерения что-то продать, пригласите своих клиентов посетить вашу компанию, увидеть вас на работе. Например, на заводе у людей есть возможность увидеть процесс производства в прямом эфире и протестировать продукты. Таким образом, они будут больше доверять вашей компании и будут убеждены в преимуществах продуктов, которые вы рекламируете.

  1. Мотивация.

Это приятный бонус, который может получить каждый сотрудник, если правильно выполнит свою работу. Поэтому вы должны обязательно ввести премии для тех сотрудников, которые отвечают на телефонные звонки.

При этом вы должны четко прописать, сколько и за какой результат будет происходить начисление.

К примеру, точное вознаграждение:

Будьте всегда в вашем распоряжении. Дайте вашему клиенту возможность связаться с вами в любое время. Для этого перейдите на визитную карточку, чтобы найти номер телефона, который вы можете найти в любое время. И особенно ответьте на телефон. Даже если вы чувствуете, что у вас задохнулось столько звонков, вы лучше создаете репутацию человека, который разговаривает с людьми. Сделайте автоматический телефон в моменты, когда вы находитесь в офисе. Таким образом, лицо, заинтересованное в контакте с вами, может оставить сообщение.

Отправить благодарственные письма. После завершения успешного бизнеса с одним из ваших клиентов отправьте письмо с благодарностью. Настройте свое сообщение и сосредоточьтесь на специфике компании и том, что вы обсуждали на собрании. Решите запросы клиентов.

  • За привлеченного клиента в компанию, путем грамотного общения по телефону;
  • За продажу товаров или услуг компании по телефону;
  • За увеличение клиентской базы (тут речь о рекомендациях).

Не стоит искать сотрудников, которые будут работать ради того, чтобы жить. Вы должны набрать в команду лучших, которые будут работать на результат, и достигать поставленных целей, в том числе, за хороший оклад и интересную мотивацию.

  1. Контроль.

Как бы плохо это ни звучало, но без контроля никуда. Только в этом случае вы будете контролировать не сотрудников, а количество и качество входящих звонков.

Чтобы составить полноценный отчет, каждый сотрудник должен:

  • Вести учет телефонных звонков от постоянных клиентов;
  • Записывать звонки от первичных клиентов;
  • Указывать количество звонков по общим вопросам;
  • Фиксировать ошибочные звонки;
  • Вести учет звонков от рекламных агентов.

Конечно, стоит учитывать, что все компании разные и в крупных организациях сложно записывать подобную информацию. Но для этого можно принять дополнительного сотрудника или студента. И вот он выход! И вы владеете всей необходимой для работы информацией.

Для удобства можно сделать сотрудникам специальную форму отчета, в которую на ежедневной основе они будут вносить сведения о входящих звонках.

Выбор контактного телефона для интернет-магазина так же важен, как и выбор домена, о чем мы рассказывали в предыдущей статье. Правил выбора телефона куда меньше, чем когда выбираешь домен, но все равно крайне желательно им следовать, чтобы не было мучительно больно в будущем. Итак, сегодня мы расскажем о следующем:

Шаг 1. Открываем магазин. Быстро и дешево:
Использовать мобильный телефон с прямым номером для входящих и исходящих вызовов.

Шаг 2. Магазин открыли, много звоним клиентам. Быстро, дешево и много исходящих вызовов:
Использовать мобильный телефон с прямым номером для входящих и еще один мобильный телефон с дешевым тарифом для исходящих звонков.

Шаг 3. Получили 8-800 для звонков от покупателей.
Подключаем 8-800, принимаем звонки на компьютер, подключенный к интернету или на мобильный телефон с sip клиентом (подробности у оператора 8-800). Это самый лучший способ экономить на 8-800.

Шаг 4. Открыли свой офис или магазин.
Добавляем городской телефон для повышения доверия и упрощения общения с покупателями. Тут в зависимости от региона где это происходит.

Шаг 5. Звонков очень много.
8-800 обычно даже на самом дешевом тарифе поддерживает многоканальность (от 2 линий). Берем на работу оператора на телефоне для звонков от клиентов.

Шаг 6. Тут уже все зависит от ваших потребностей. Обращайтесь, поможем найти решение.

Итак, в предыдущей статье мы рассказали про то домен для интернет-магазина, а в следующей статье перейдем к хостингу. На этом подготовительные работы закончатся и мы продолжим заниматься созданием самого сайта.

Публикации по теме