Первичный документ оформляется тем же числом, что и совершение хозяйственной операции. Например, с расчетного счета списывается комиссия за расчетно-кассовое обслуживание. В этот же день должна быть оформлена выписка и мемориальный ордер.

Как правило, первичные документы оформляются на унифицированных формах, разработанных российским законодательством. Но не все бланки предусмотрены; так, например бухгалтерская справка составляется в произвольной форме. Однако при оформлении необходимо указывать обязательную информацию: наименование и реквизиты организации, название документа, содержание операции, наименование должностей, фамилии сотрудников, роспись и штамп организации.

Зачем нужна первичная документация? Главным образом для того, чтобы зафиксировать все осуществляемые хозяйственные операции. Документация бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя необходима для учета и контроля за всеми движениями, например, основное средство передается в эксплуатацию – составляется акт, который является первичным документом. Внешняя документация необходима для работы с поставщиками, покупателями, например, вы выставляете счет на оплату покупателю.

Также существует первичные документы по учету и оплате труда, к ним относят: приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, график отпусков и прочие. Выделяют документацию и по учету основных средств; например, акт о приеме ОС, инвентарная карточка и другие. Документация, которая оформляется для учета кассовых операций, содержит такие документы, как авансовый отчет, приходный и расходный кассовый ордер.

В некоторых первичных документах исправления не допускаются, например, в выписке из расчетного счета или в платежном поручении. А вот, например, накладные могут содержать исправления, но рядом с ними должна стоять подпись человека, внесшего корректировку, дата и штамп организации.

Источники:

• какая есть первичная документация
• Первичные учетные документы в 2013 году

Совет 2: Какие документы являются первичными в бухгалтерском учете

Первичными документами в бухгалтерском учете являются те, на основании которых оформлена та или иная хозяйственная операция в момент её совершения либо сразу после её завершения. Именно на основании совершается дальнейший бухгалтерский учет конкретных операций.

Вам понадобится

• накладная, кассовый ордер, акт, справка, заявление, журнал регистрации, приказ, книга учета, список, табель, заявление, инвентарная карточка, платежная ведомость, лицевой счет и др.

Инструкция

Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета. Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.

Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе.

Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью.

Формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, кроме кассовых документов, установленных уполномоченными органами на основании .

Обязательные реквизиты первичных документов в бухгалтерском учете:
- название документа (накладная, акт, список, приказ и т.п.);
- дата совершения операции (составления документа);
- содержание хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;
- название организации, от имени которой составляется данный документ;
- данные лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления документа (должность, ФИО, подпись).

Первичные документы в бухгалтерском учете делят на документы по:
- учету и оплате труда: приказ о приеме на работу, штатное расписание, график работы, командировочное удостоверение, акт о приеме на работу, расчетная ведомость и т.п.
- учету основных средств: акт о приеме-передаче, инвентарная карточка, накладная на внутреннее перемещение, инвентарная книга, акт о основного средства и др.
- учету кассовых операций: кассовая книга, авансовый отчет, приходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, расходный кассовый ордер, книга учета денежных средств и т.д.
- учету ремонтных и строительных работ: акты о приемке выполненных работ, приостановлении строительства, сдаче в эксплуатацию сооружения; общий журнал работ; журнал выполненных работ и другие подобные документы.

Обратите внимание

В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета.

Полезный совет

В типовой бланк, при необходимости, могут быть включены дополнительные графы и строки, что обусловливается определенными видами хозяйственной деятельности.

Источники:

• Закон о бухгалтерском учете
• Сводные документы оформляются на основе ранее

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.

Какие бывают реквизиты

Реквизит – от латинского requisitum - «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе.

Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.

Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Размещение реквизитов в документе

Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом. Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.

Совет 4: Какие документы оформляются при приеме на работу

Правильно оформленные при приеме на работу документы нового сотрудника – гарантия того, что у него впоследствии не будет проблем с начислением пенсии, а у работодателя – проблем с трудовой комиссией и налоговой инспекцией. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка.

Специфика работы на некоторых предприятиях допускает необходимость предъявления каких-либо других дополнительных документов. Эти случаи оговариваются в ТК РФ, нормативных актах, указах Президента и постановлениях Правительства. Требовать другие документы, не оговоренные законами, кадровики права не имеют. Это же касается и требования иметь постоянную регистрацию по месту расположения данного предприятия. А вот потребовать справку установленной формы о состоянии здоровья работодатель имеет право. Для профессий, связанных с продуктами и бытовым обслуживанием населения, обязательным является и наличие санитарно-медицинской книжки. Если на работу принимают инвалида, может потребоваться рекомендательная справка от ВТЭК, а в случае, когда трудовая деятельность нового сотрудника связана с коммерческой или государственной тайной, от него может потребоваться расписка и другие документы, подтверждающие его допуск.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

• наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
• название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
• дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
• содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
• измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
• подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить , платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

• распорядительные;
• оправдательные (исполнительные);
• комбинированные;
• бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

• предварительная работа перед составлением первичных документов;
• составление первичных документов;
• утверждение первичных документов;
• работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на .

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах : корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".

На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

первичный учетный документ бухгалтерский

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация. Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ - это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

• - наименование документа;
• - дата;
• - наименование организации, от имени которой составлен документ;
• - содержание операции;
• - количественные и стоимостные измерители;
• - фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;
• - личные подписи этих лиц и их расшифровки;
• - печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

• - первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);
• - учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);
• - отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

• - организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;
• - оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;
• - документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.
• - комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно - заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Ежедневно на предприятии совершается множество операций. Бухгалтеры выставляют контрагентам счета и отправляют им деньги, начисляют зарплату, пени, рассчитывают амортизацию, составляют отчетность и пр. Ежедневно оформляются десятки документов разной направленности: распорядительные, исполнительные, первичные. Последняя группа имеет огромное значение для деятельности предприятия.

Что такое "первичные документы"?

Каждое событие хозяйственной жизни организации должно подтверждаться бумагой. Она формируется в момент совершения операции либо непосредственно после ее завершения. Составление проводок, ведение отчетности осуществляется на основании сведений, указанных в первичных учетных документах бухгалтерского учета. Перечень их большой. Мы в статье рассмотрим основные, наиболее часто используемые документы.

Зачем нужна первичка?

Первичная документация - неотъемлемый элемент бухучета. Как выше говорилось, формируется она в момент совершения или непосредственно после окончания операции и является доказательством реальности того или иного факта хозяйственной жизни предприятия.

Перечень первичных учетных документов бухгалтерского учета при совершении одной сделки может включать в себя:

1. Договор.
2. Счет.
3. Кассовый чек или иной платежный документ.
4. Товарно-транспортная накладная.
5. Акт выполненных работ.

Обязательные реквизиты

В настоящее время существуют унифицированные формы первичных учетных документов бухгалтерского учета. Они используются для отражения сведений о разных операциях, соответственно, перечень граф в них различен. Между тем все первичные документы содержат единые обязательные реквизиты. В их числе:

1. Наименование предприятия.
2. Название документа (к
3. Дата формирования.
4. Содержание операции, по которой составлен документ. Например, при заполнении накладной в соответствующей графе может указываться "Передача материалов на переработку".
5. Денежные и натуральные показатели. Первые используются для отражения стоимости, вторые - количества, веса и пр.
6. Должности ответственных сотрудников ("гл. бухгалтер", "кладовщик" и пр.).
7. Подписи лиц, участвовавших в совершении операции.

Важный момент

Юридической силой обладает первичный документ, содержащий все обязательные реквизиты.

Обратите внимание, что правильно оформленные бумаги могут использоваться в судебных разбирательствах в качестве доказательства обоснованности (или необоснованности) претензий. Многие документы составляются контрагентами. Необходимо внимательно проверять правильность оформления и ни в коем случае не ставить подписи за поставщиков (подрядчиков и пр.), если они этого не сделали.

Необходимо бережно хранить первичную документацию.

Нужна ли печать на первичке?

На практике многие контрагенты предъявляют претензии по поводу ее отсутствия на бланке ТТН и некоторых других документах. Напомним, что с 2015 года большая часть организаций освобождена от обязанности иметь печать. Такие предприятия могут использовать ее по собственному усмотрению. Если же она есть, то информацию о ее наличии необходимо прописать в учетной политике.

В случае, когда контрагент настаивает на использовании печати при оформлении первички, а предприятие вправе ее не ставить на законных основаниях, контрагенту нужно направить соответствующее письменное уведомление со ссылками на нормативные акты, регламентирующие данный вопрос.

Договор

Если контрагент является давним партнером, то вполне можно заключить соглашение на несколько сделок. В этом случае важно четко прописать сроки выполнения обязательств, последовательность и порядок расчета, другие нюансы. Договор может составляться на продажу товаров, предоставление услуг или производство работ. Стоит сказать, что гражданское законодательство допускает и устное заключение соглашения. Однако в предпринимательской деятельности, как правило, используются письменные формы договоров.

Счет

В этом документе поставщик указывает сумму, которую нужно перечислить контрагенту за товар, услугу или работы. При совершении оплаты по умолчанию предполагается, что субъект дает согласие на совершение сделки.

В счете обязательно должны присутствовать:

1. Наименование документа.
2. Название услуг (товаров, работ), за которые производится оплата.
3. Стоимость.
4. Общая сумма.
5. Реквизиты для оплаты.

В настоящее время весь перечень учетных документов бухгалтерского учета содержится в программе "1С", поэтому оформление их осуществляется в автоматическом режиме.

Обратите внимание, что счет не имеет особой ценности для контролирующих органов. В нем продавец фиксирует установленную цену. С позиции бухгалтера счет - важнейший первичный документ, на основании которого формируются бухгалтерские проводки.

В качестве разновидности счета выступает счет-фактура. В этой бумаге присутствует специальная строка для указания сумм НДС.

Платежная документация

Подтвердить факт оплаты можно кассовым чеком или иным аналогичным документом. Платежка подтверждает факт оплаты поставки продукции, услуги, работы. Конкретный вид документа выбирается в зависимости от способа оплаты: наличными средствами или по безналичному расчету.

Одним из наиболее популярных расчетных документов считается платежное поручение. Оно представляет собой распоряжение владельца счета на совершение банком перевода средств на указанный счет. Документ можно использовать при расчетах за услуги, товары, для выплаты аванса, возврата займа и пр.

В случае совершения отчислений в бюджет заполняется поле 22 "Код". В платежном поручении в этой графе указывается УИН (уникальный идентификатор). Благодаря ему фискальный орган распознает плательщика.

Поле "Код" в платежном поручении может заполняться по-разному. Это зависит от того, как именно субъект исполняет обязанность перед бюджетом: добровольно или по требованию контролирующего органа.

Товарно-транспортная накладная

Бланк ТТН оформляется грузоотправителем. является основанием для передачи груза получателю. Составляется документ в 4 экземплярах. По ТТН продавец учитывает продажу, а покупатель - приходует поставку товара.

Обратите внимание, ТТН составляется при транспортировке груза собственными силами предприятия. Если перевозка осуществляется сторонней компанией, оформляется бланк 1-Т.

Еще один важный момент: сведения в ТТН должны совпадать с информацией в счете.

Акт выполненных работ

Этот документ оформляется между заказчиком и поставщиком. Акт является подтверждением выполнения работ, предоставления услуг по оговоренной стоимости в установленные соглашением сроки. Проще говоря, это отчет исполнителя перед заказчиком.

В настоящее время унифицированная форма акта не утверждена. Предприятие вправе разработать бланк самостоятельно и закрепить его в учетной политике.

Основными реквизитами акта являются:

1. Номер и дата регистрации в бухгалтерской документации.
2. Дата составления.
3. Реквизиты договора, в соответствии с которым формируется акт.
4. Срок, объем, стоимость работ.
5. Реквизиты счета, по которому будет производиться оплата.
6. Наименование заказчика и исполнителя.
7. Подписи участников сделки.

Акт всегда составляется в двух экземплярах.

Форма М-15

Эту аббревиатуру используют для обозначения накладной на отпуск материалов на сторону. Надо отметить, что этот документ не является обязательным, но достаточно часто используется предприятиями.

Накладная на отпуск материалов на сторону оформляется при необходимости передать ценности из основного (головного) офиса в удаленные подразделения или другим компаниям (при наличии специального договора).

Правила оформления ф. М-15

В первой части бумаги проставляется номер, в соответствии с документооборотом предприятия. Здесь же следует указать полное название компании и ОКПО.

В первой таблице отражается дата составления документа, код операции (если используется соответствующая система), наименование структурного подразделения, сфера деятельности предприятия, выписывающего накладную.

Аналогичным образом указываются сведения о получателе и лице, ответственном за поставку. Далее приводится ссылка на документ, в соответствии с которым выписывается накладная. Это может быть договор, приказ и пр.

В основной таблице в столбцах 1 и 2 указываются бухгалтерский субсчет и код аналитического учета всех материалов, подлежащих списанию.

• наименование материалов с указанием отдельных характеристик, марки, размера, сорта;
• номенклатурный номер (если его нет, ячейку не заполняют);
• код единицы измерения;
• наименование единицы измерения;
• количество передаваемого товара;
• сведения о фактических объектах, отпускаемых со склада (заполняет кладовщик);
• общая стоимость материалов;
• цена без НДС;
• сумма выделенного НДС;
• общая стоимость с НДС;
• инвентарный номер материалов;
• номер паспорта (при наличии);
• номер записи в соответствии с учетной карточкой.

Накладную подписывают бухгалтер, работник, ответственный за отпуск ценностей со склада, и получатель.

Авансовые отчеты в "1С"

Формирование отчетных документов - одно из самых распространенных действий бухгалтера. Многие расчеты, осуществляемые наличными средствами, оформляются авансовыми документами. В их числе командировочные затраты, хозяйственные закупки и пр.

Часто сотрудники предприятия получают средства из кассы на хозяйственные расходы. После приобретения нужных ценностей (к примеру, канцтоваров), работники отчитываются и предоставляют бухгалтерии подтверждающие документы.

Бухгалтер, в свою очередь, должен зафиксировать все расходы в системе учета. Открыть "Авансовые отчеты" в "1С" можно в разделе "Банк и касса", подразделе "Касса". Введение нового документа осуществляется кнопкой "Создать".

В верхней части бланка указываются:

1. Наименование предприятия.
2. Склад, на который будут оприходованы вновь поступившие ценности.
3. Сотрудник, отчитывающийся за средства, полученные под отчет.

В документе содержится 5 закладок. В разделе "Авансы" следует выбрать документ, по которому выданы средства:

1. Денежный документ.
2. Расходный кассовый ордер.
3. Списание со счета.

Если на выданные средства были куплены товары, их отражают на одноименной закладке. В разделе "Тара" указывают сведения о возвратной таре (к примеру, бутылки для воды). В закладке "Оплата" отражают информацию о наличности, уплаченной поставщикам за приобретение объекта или выданные в счет предстоящей поставки.

В разделе "Прочее" указываются данные о командировочных расходах: суточные, затраты на ГСМ, билеты и т. д.

"Универсальный" бланк

В перечне первичных учетных документов бухгалтерского учета есть одна бумага, которую можно использовать в самых разных ситуациях. Она применяется при формировании и бухгалтерской, и налоговой отчетности. Речь идет о бухгалтерской справке. Бланк требуется в случае необходимости исправить допущенную ошибку. Кроме этого, документ необходим при совершении операций, требующих пояснений, отражения расчета, подтверждения проводок, если другие бумаги отсутствуют.

Нюанс

Стоит сказать, что предприятие вправе подтверждать совершение операций, не требующих оформления стандартных (типовых, унифицированных) форм, не с помощью справки, а посредством самостоятельно разработанных первичных учетных документов бухгалтерского учета. Перечень их, однако, должен быть закреплен в финансовой политике компании.

Правила составления справки

Для этого документа не утверждена единая унифицированная форма. Соответственно, специалисты могут составлять ее в свободном виде либо использовать шаблоны, разработанные на предприятии. Среди обязательных сведений, которые должна содержать справка, следует отметить:

1. Информацию о предприятии.
2. Дату и причины составления.
3. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, к которым прилагается справка.
4. Подпись ответственного работника.

Написать можно на обычном белом листе формата А4 или на фирменном бланке компании.

При составлении необходимо быть очень внимательным, не допускать ошибок. Чем подробнее справка, тем меньше дополнительных вопросов возникает у проверяющих.

В документе должны быть, разумеется, только достоверные сведения. Если же в ходе написания будут выявлены ошибки, целесообразнее составить справку заново.

Особенности хранения

Все, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, должно храниться на предприятии не меньше 5 лет. Исчисление этого срока начинается с даты окончания отчетного периода, в который были оформлены бумаги.

Дополнительно

Первичку можно оформлять в бумажном или электронном виде. В последнее время все чаще предприятия отдают предпочтение электронному документообороту. Это вполне объяснимо: на оформление и отправку бумаг уходит намного меньше времени.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью (усиленной или обычной - по договоренности между контрагентами).

Ответственность

Первичная документация - важнейший элемент хозяйственной жизни предприятия. При ее отсутствии компанию ожидают серьезные санкции со стороны контролирующих органов. Штрафы будут вменены и в случае выявления ошибок в первичной документации, недостоверных сведений.

Нарушение предписаний влечет наказание не только по НК, но и по КоАП. При наличии оснований виновные могут быть привлечены и к уголовной ответственности.

Заключение

В работе предприятия могут использоваться самые разные документы. При этом некоторые из них могут иметь унифицированную форму, а некоторые - разрабатываться самостоятельно компанией. Вне зависимости от этого, однако, в документах должны присутствовать все обязательные реквизиты.

Некоторые предприятия практикуют использование комбинированных документов. Речь идет об унифицированных формах, дополненных в соответствии со спецификой деятельности организации.

Важно выбранные виды первичной документации отразить в учетной политике предприятия. В процессе деятельности компании может возникнуть необходимость в новых документах. Если они будут разработаны предприятием, то о них следует сказать в учетной политике.

Обратите внимание, контрагент тоже может самостоятельно разработать те или иные формы бумаг. В финансовой политике необходимо указать, что предприятие принимает такие документы от контрагентов.

Для фиксации многих операций организации могут не использовать унифицированные формы первичной документации. Однако если речь о кассовых операциях, то они оформляются исключительно утвержденными ордерами и другими платежными документами.

Первичные учетные документы

(англ. basic record documents) - по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется , составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции. Поскольку оформление П.у.д. является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечивая бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К П.у.д. относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, счета-фактуры, наряды, квитанции, товарные чеки и др. подобные документы. Информация, содержащаяся в П.у.д., систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учета.

Основные о П.у.д. установлены ФЗ «О бухгалтерском учете»** (ст. 9). П.у.д. принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. П.у.д., форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать: наименование документа; дату его составления; наименование организации, от имени которой составлен ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Только при наличии в учетном документе всех перечисленных реквизитов документ может рассматриваться в качестве П.у.д., приниматься к учету и являться документальным подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Не запрещено включение в П.у.д. и иных, помимо обязательных, реквизитов. Законодательством могут устанавливаться специальные требования к составлению некоторых видов П.у.д. Напр., правила составления счетов-фактур установлены Порядком ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 г. № 914.

Формы П.у.д., применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются при принятии учетной политики организации.

Субъекты малого предпринимательства могут применять для документирования операций типовые межведомственные формы П.у.д., ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, которые содержат обязательные и обеспечивают достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций. П.у.д., поступающие в бухгалтерию организации, являющейся субъектом малого предпринимательства, проверяются по форме на полноты и правильности их оформления и по содержанию с точки зрения законности документированных операций и логической увязки отдельных показателей.

Перечень лиц, имеющих П.у.д., утверждает по согласованию с главным бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта, договорной и некоторых др. служб. П.у.д., которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

П.у.д. должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, ~ непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление П.у.д., передачу их в установленные для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские П.у.д. не допускается. В остальные П.у.д. исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали эти документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе П.у.д. составляются . Они содержат данные о хозяйственных операциях, зафиксированные в первичных документах, а также новые укрупненные показатели. При помощи составления сводных учетных документов удается уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К числу сводных документов относятся, напр., группировочные ведомости, разработочные таблицы, ведомости распределения расходов, отчеты или ведомости о движении продукции, сырья, материалов и т.п.

П.у.д. могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. В таких случаях или др. организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие П.у.д., снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Большой юридический словарь . Академик.ру . 2010 .

Смотреть что такое "Первичные учетные документы" в других словарях:

Первичные учетные документы - (англ. basic record documents) по законодательству РФ о бухгалтерском учете оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется … Энциклопедия права

Первичные учетные документы - (primary accounting documents) Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету… … Экономико-математический словарь

первичные учетные документы - Письменные свидетельства о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются все данные, которые используются для бухгалтерского учета. П.у.д. составляются либо по унифицированной форме (документы по учету материалов, платежные поручения,… … Справочник технического переводчика

Первичные учетные документы - Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к… … Словарь: бухгалтерский учет, налоги, хозяйственное право

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - (англ. primary accounting documents) – письменное свидетельство о совершении фактов хозяйственной жизни. В них отражаются данные, к рые используются для ведения бухгалтерского учета. Требования к П.у.д. отражены в Федеральном законе «О… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

Первичные учетные документы - 1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет... Источник: Федеральный закон от… … Официальная терминология

Учетные документы Энциклопедия права

См. Первичные учетные документы … Большой юридический словарь

Документы первичные учетные - все хозяйственные проводимые операции должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

Сводные учетные документы - см. Первичные учетные документы … Энциклопедия права

Книги

• Торговля. Настольная книга бухгалтера торгового предприятия+CD , Агафонова М.Н.. Бухгалтеру мини-маркета и мегамолла, точки оптовой или комиссионной торговли, торговой сети и небольшого магазина это практическое пособие поможет наладить и правильно вести бухгалтерский…