Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между орга­низацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командиро­вочных и других расходов.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работ­нику организации, напомним, возможна только при условии пол­ного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не раз­решается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Орга­низации, имеющие постоянную денежную выручку за реализован­ные товары, имеют право использовать наличные денежные средст­ва на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установ­ленных кредитной организацией.

Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользо­ванных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Бухгалтерский учет

Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагае­мых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтвер­ждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материаль­ных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансо­вый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в кото­ром данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по сущест­ву произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из дей­ствующих норм налогового законодательства. Ограничения в расче­тах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подот­четных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка на­личного денежного обращения считаются факты прямого взноса де­нежных средств, полученных под отчет работником одной организа­ции, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подот­четных лиц, должны фиксировать срок их представления, посколь­ку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим поряд­ком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход

физических лиц. Материальная выгода от использования работни­ком денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообло­жения следует определить, сколько дней подотчетные суммы исполь­зовались не по назначению. Для этого сопоставляются установлен­ная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работ­ника организации, который облагается налогом на доходы физиче­ских лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превы­шение размера суточных против установленных норм и оплата рас­ходов, не соответствующих характеру производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмеще­ния. Нормативными актами регламентируется состав командиро­вочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе та­ких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и об­ратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной дея­тельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последую­щей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на сче­тах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержден­ных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на ос­новании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отра­жается бухгалтерской записью:

Бухгалтерский учет

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый от­чет, производится запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы - запись:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгал­терской записью:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материаль­ного ущерба».

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отража­ется по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение ма­териальных ценностей», 41 «Товары» и др.

Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования за­долженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или ма­териально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетны­ми лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой

Глава XII. Учет расчетных операций

товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отра­жаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищ­ное строительство, приобретение или строительство садовых доми­ков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хо­зяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по про­чим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работни­ка-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчет­ные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимо­сти от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так­же по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с креди­та счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценно­сти), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержа­ний из сумм по оплате труда;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы спи­санных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.

Бухгалтерский учет

На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учи­тывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персо­налом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации

5. Инвентаризация: порядок ее проведения и отражения результатов в учете.

6. Понятие, состав, назначение бухгалтерской отчетности.

7. Бухгалтерский баланс – информационная модель состояния средств организации.

8. Учет денежных средств на расчетном счете организации

9. Организация учета кассовых операций, порядок ведения кассовой книги.

13. Учет расчетов с учредителями

14. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

15. Учет расчетов с покупателями и заказчиками

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

18. Учет расчетов с бюджетом.

19. Учет импортных операций

20. Учет экспортных операций

21. Основные средства: понятие, классификация, виды оценки

22. Основные средства: учет поступления и выбытия.

23. Учет амортизации основных средств.

24. Учет аренды основных средств.

II. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности

1. Комплексный экономический анализ, как элемент управления организацией.

2. Методика детерминированного факторного анализа, как способ поиска резервов деятельности организации.

3. Традиционные и экономико-математические приемы экономического анализа.

4. Экономический анализ в системе маркетинга: анализ спроса, рынка, ценовой политики.

5. Конкурентоспособность продукции, методика ее экономического анализа и способы повышения.

6. Экономический анализ объема производства и реализации продукции.

13. Экономический анализ обеспеченности организации основными средствами

14. Экономический анализ эффективности и интенсивности использования основных средств

15. Экономический анализ использования производственной мощности организации

16. Экономический анализ технического уровня производства.

18. Экономический анализ обеспеченности организации материальными ресурсами.

19. Экономический анализ организации материально-технического снабжения материальными ресурсами и использования отходов

20. Экономический анализ и оценка эффективности использования оборотных средств. Резервы повышения эффективности использования

21. Экономический анализ денежных средств и денежных потоков

22. Экономический анализ дебиторской и кредиторской задолженностей.

23. Экономический анализ затрат на производство продукции, затрат на один рубль товарной продукции.

24. Экономический анализ себестоимости единицы продукции, сравнимой товарной продукции.

III. Аудит

1. Понятие об аудите и аудиторской деятельности. Место аудита в системе контроля в Российской Федерации.

2. Виды аудита.

3. Услуги, сопутствующие аудиту.

4. Кодекс профессиональной этики аудитора.

5. Принцип независимости аудиторов.

6. Права и обязанности индивидуальных аудиторов и аудиторских организаций.

7. Права и обязанности аудируемых лиц.

8. Аудит финансовой отчетности.

9. Правовое регулирование аудиторской деятельности.

13. Аттестация аудиторов в рф

14. Планирование аудиторской проверки

15. Сущность в аудите

16. Аудиторские риски.

17. Аудиторские доказательства.

18. Документирование в аудите.

19. Структура аудиторского заключения

20. Аудит основных средств и нематериальных активов

Основные виды нарушении:

21. Аудит материально-производственных запасов

22. Аудит расчетов по оплате труда.

23. Аудит затрат на производство.

24. Аудит товарных операций.

17. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.

Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.

Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.

Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.

Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются. Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.

Полученные авансы разрешается использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты:

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица;

2) пункт назначения командировки;

3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо;

4) цель командировки;

5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;

2) оплату суточных за время нахождения в командировке;

3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

4) оплату расходов по найму жилого помещения. В бухгалтерском учете операции с подотчетными лицами отражаются следующими проводками:

1) выдан аванс на командировочные расходы:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса»;

2) отражены расходы по найму жилого помещения (без учета НДС):

Дебет счета 44 «Расходы на продажу», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

3) учтена сумма НДС, уплаченная за найм жилого помещения:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

4) возврат неиспользованной суммы в кассу от подотчетного лица:

Дебет счета 50 «Касса»,

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

На суммы, выданные под отчет, делается запись:

На израсходованные суммы, принятые и утвержденные по авансовым отчетам, делаются записи:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу предприятия:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При заграничных командировках выдача аванса в валюте в учете отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если эти суммы могут быть удержаны из зарплаты, то делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если они не могут быть удержаны:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Нередко при учете расчетов с подотчетными лицами допускается большое количество ошибок. Самыми распространенными из них являются: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. В ходе проверки налоговые органы обращают особое внимание на заполнение командировочного удостоверения, авансового отчета и других документов, связанных с командировкой. Об этом и о многом другом вы узнаете из представленной статьи.

Выдача наличных денег из кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центробанка РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 этого документа деньги выдаются на:

Хозяйственно-операционные расходы;

Расходы экспедиций, геолого-разведочных партий;

Расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Размер и сроки, на которые выдаются денежные средства, определяются руководителем организации.

Суммы выдаются по расходному кассовому ордеру, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, или другому документу (например, по заявлению на выдачу денег) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы подписываются руководителем, главным бухгалтером или лицами, уполномоченными на это.

Обратите внимание!

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Лица, получившие подотчетные деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется такая форма отчетности, как авансовый отчет (форма № АО-1 «Авансовый отчет», утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1-6) и работником бухгалтерии (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Авансовый отчет может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе информации.

Заполняя оборотную сторону формы, подотчетное лицо вносит в отчет перечень документов, подтверждающих произведенные им расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Если подотчетному лицу выдается валюта, то заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы б и 8 оборотной стороны формы).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. ККТ в данном случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг (Письмо Минфина России от 30.11.2004 №03-01-20/2-47).

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Командировочные расходы

Оформление документов

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы:

Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

Командировочное удостоверение (форма № Т-10);

Служебное задание (форма № Т-10а).

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (Письмо Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158). В связи с этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

По мнению Минфина России, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Позже такая позиция была изложена в Письме Минфина России от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442.

Мы же рассмотрим ситуацию, когда составляется командировочное удостоверение.

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте (п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.98 № 62).

В ходе налоговой проверки инспекторы очень досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.

После оформления вышеуказанных документов работник направляется в бухгалтерию за командировочными. Согласно ст. 168 ТК РФ фирма обязана ему оплатить:

Стоимость проезда;

Расходы по найму жилья;

Суточные;

Иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

Обратите внимание!

При командировках в местности, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются (п. 15 Инструкции № 62).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Обратите внимание!

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

По приезде из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:

Командировочное удостоверение или приказ о командировании;

Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, по проезду и др.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции № 62).

Бухгалтерский учет

Командировочные затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат (п. 5, п. 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя (но не позднее 1 месяца со дня окончания срока возврата денег) эта сумма удерживается из зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов (ст. 138 ТК РФ).

Для отражения удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете используются: сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства Д-т сч. 70 К-т сч. 94 - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Что касается авиа- и железнодорожных билетов, то, как правило, на их покупку командированному лицу выдаются наличные деньги. Но организация может приобрести билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 - перечислен аванс за авиабилеты Д-т сч. 50-3 К-т сч. 60 - получены авиабилеты Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - на сумму НДС Д-т сч. 71 К-т сч. 50-3 - авиабилет выдан подотчетному лицу.

Налогообложение и налоговый учет

«Входной» НДС можно принять к вычету, если командировка связана с деятельностью организации, облагаемой НДС. При этом сумма налога должна быть выделена отдельной строкой в счете-фактуре или бланке строгой отчетности. НДС, уплаченный по расходам на командировки, в том числе по услугам гостиниц, принимается к вычету либо на основании счетов-фактур, выставленных гостиницами при оказании данных услуг, либо на основании документов строгой отчетности (Письмо Минфина России от 11.11.2004 № 03-04-11/165).

К сведению!

Бланки строгой отчетности для гостиниц утверждены Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121.

Счета-фактуры не выставляются при реализации авиакомпаниями и агентами авиакомпаний организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам (Письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-04-11/112).

Такие выводы специалисты Минфина сделали на основании п. 1 ст. 172 НК РФ и п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.

Согласно п. 10 Правил при приобретении в период служебной командировки работников услуг по найму жилых помещений и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) основанием для регистрации счетов-фактур в книге покупок являются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке. Таким образом, получается, что счет-фактура в данной ситуации не нужен.

ПРИМЕР 1

ООО «Старт» направило работника на 5 дней в командировку. Из кассы под отчет ему была выдана сумма 15 000 руб. По приезде из командировки работником был составлен авансовый отчет, к которому он приложил авиабилеты туда и обратно на сумму 5000 руб. (в том числе НДС - 763 руб.), счет гостиницы (оформлен на бланке строгой отчетности) на сумму 3600 руб. (в том числе НДС - 549 руб.). НДС в представленных документах выделен отдельной строкой. Суточные - 500 руб. в день.

В учете организации следует оформить следующие проводки:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 - 15 000 руб. - выданы из кассы организации денежные средства под отчет Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 4237 руб. (5000 руб. - 763 руб.) -включена в расходы стоимость авиабилетов (без НДС) Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 763 руб. -учтен НДС по авиабилетам Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 3051 руб. (3600 руб. - 549 руб.) -включена в расходы сумма, указанная в счете гостиниць за оплату (без НДС)

Д-т сч. 19 К-т сч. 71 - 549 руб. - учтен НДС из стоимости гостиничных услуг

Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 763 руб. - принят к вычету НДС по авиабилетам Д-т сч. 68 субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 - 549 руб. - принят к вычету НДС по счету гостиницы Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 2500 руб. - суточные Д-т сч. 50 К-т сч. 71 - 3900 руб. (15 000 руб. - 2500 руб. -5000 руб. - 3600 руб.) - возврат работником в кассу организации неизрасходованной суммы.

Арбитражная практика

В Постановлении ФАС Уральского округа от 11.10. 2003 № Ф09-3729ЮЗ-АК суд пришел к выводу, что для вычета НДС не обязательно применять счет-фактуру или счет, оформленный на бланке строгой отчетности.

В п. 1 ст. 172 НК РФ сказано, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиками товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Налоговое законодательство допускает вычет сумм налога, уплаченных по расходам на командировки, не только на основании счетов-фактур или документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой, но и на основании иных документов. Суд аргументирует тем, что при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также организациями, оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и счетов-фактур (в которых НДС выделена отдельной строкой) считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы. При этом согласно п. 6 ст. 171 НК РФ соответствующая сумма налога включается в цену товара (работ, услуг), и в документах, выдаваемых покупателю, сумма НДС не выделяется.

Материалами дела установлено, что работники, находясь в командировках, заключали договоры проживания от своего имени. При этом соответствующими организациями им выдавались документы установленной формы, подтверждающие факт оплаты услуг. При таких обстоятельствах суд исходил из того, что организация вправе принять НДС к вычету.

Однако обращаем ваше внимание на то, что это все же частный случай и нет гарантий, что в вашем округе суды будут придерживаться такой же позиции. Поэтому, если вы хотите избежать спора с налоговиками, лучше иметь либо счета гостиницы, оформленные на бланках строгой отчетности с выделенным НДС, либо счета-фактуры и кассовый чек, где также указан НДС отдельной строкой.

В налоговом учете расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, к ним относятся:

Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

Наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

Суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы отражаются в налоговом учете только, когда соответствуют требованиям, установленным ст. 252 НК РФ, - они должны быть обоснованными, подтвержденными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если организация использует метод начисления, расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе расходами признаются затраты после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Расходы на командировку при кассовом методе признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. При этом затраты включаются в расходы в части, которая подтверждена документально и не превышает сумму выданного аванса. Если перерасход, то эта часть командировочных включается в расходы только после того, как сумма задолженности будет выплачена работнику.

В случае отсутствия подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются по распоряжению руководителя организации из прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль. Включать суточные при исчислении налога на прибыль необходимо в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Суточные уменьшают налогооблагаемую прибыль из расчета 100 руб. в день. Суточные выплачиваются работнику за все время командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни, когда работник находился в дороге, включая время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62).

Судебная практика

Правомерность п. 15 Инструкции № 62 подтверждена Решением Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147.

Суд исходил из того, что Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 установлены размеры возмещения расходов на выплату суточных - 700 руб. за каждый день нахождения в командировке для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №93 установлены размеры возмещения расходов и нормы расходов организаций на выплату суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Условия выплаты суточных определены ст. 168 ТК РФ и связаны с проживанием работника вне места постоянного жительства в течение суток. Следовательно, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, Трудовой кодекс РФ не предусматривает выплату работнику суточных и содержание первого предложения пункта 15 Инструкции в этой части не противоречит действующему законодательству РФ.

Обращаем ваше внимание на такой момент: с 01.01.2006 изменились нормы суточных, выплачиваемых при зарубежных командировках (Постановление Правительства РФ от 13.05.2005 №299).

ПРИМЕР 2

ООО «Мега» направила работника на 3 дня в командировку. Суточные составили 500 руб. в сутки.

В бухучете оформляются следующие проводки: Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 1500 руб. - отражены суточные.

Для целей налогообложения прибыли следует учесть суточные в пределах норм: 100 руб. х 3 дн. = 300 руб.

Из-за разницы между бухгалтерским и налоговым учетом возникает постоянная разница в сумме 1200 руб. (1500 руб. -300 руб.), которая приводит к возникновению постоянного налогового обязательства. Д-т сч. 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» К-т сч. 68 «Расчеты по налогу на прибыль» - 288 руб. (1200 руб. х 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.

При оплате расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН в пределах норм, установленных законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ):

Суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ;

Расходы на проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов;

Комиссионные сборы;

Расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

На провоз багажа;

Расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи;

Сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз;

Расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из вышеуказанного, можно сделать вывод, что налогообложению не подлежат суточные в пределах нормы, а оставшаяся часть включается в налогооблагаемую базу по ЕСН. Однако не начисляется ЕСН и на суточные, выплаченные сверх норм, так как согласно п. 3 ст. 236 НК РФ не облагаются данным налогом выплаты в пользу физических лиц, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Нормы, в пределах которых суточные не подлежат обложению ЕСН, не установлены. В связи с этим Минфин России в своем Письме от 14.01.2005 № 03-05-01-04/1 разъяснил, что организациям, финансируемым за счет средств федерального бюджета, при определении не облагаемых ЕСН размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 № 729. Остальным же организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 93.

Однако Высший Арбитражный Суд РФ принял решение, отличное от позиции Минфина.

Арбитражная практика

Постановление ВАС РФ от 26.04.2005 № 14324/04. При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению суточные в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ.

Институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (п. 1ст11 НКРФ). Между тем законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к ЕСН, а также страховым взносам на обязательное пенсионное страхование не определены. Общий порядок установления таких норм и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством. Так, согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

При этом размеры возмещения в проверяемый период не могли быть ниже размеров, предусмотренных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. С 01.01.2005 это положение отменено Законом от 22.08.2004 № 122-ФЗ.

Что касается страховых взносов в ПФР, то, поскольку объектом обложения страховыми взносами является тот же объект, что и для ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), взносы также не начисляются.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что освобождаются от обложения НДФЛ суточные, которые выплачиваются в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Так же как и в случае с ЕСН, нормы суточных законодательством не установлены.

Однако в ст. 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Минфин по этому вопросу придерживается следующей позиции (Письмо от 28.10.2004 № 03-05-01-04/63): чиновники разъясняют, что коллективный договор или локальный нормативный акт организации не устанавливают нормы компенсационных выплат для возмещения командировочных расходов, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов работника, связанных со служебными командировками.

Установленные в коллективном договоре или локальном нормативном акте каждой конкретной организации размеры возмещения затрат, связанных со служебной командировкой, носят индивидуальный характер и не могут рассматриваться в качестве норм компенсационных выплат, о которых идет речь в п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бюджетным организациям при определении не облагаемых НДФЛ размеров суточных, выплачиваемых работникам, находящимся в командировке на территории РФ, следует руководствоваться Постановлением № 729. Остальным организациям для этих целей надлежит руководствоваться Постановлением № 93.

Размеры суточных, превышающие нормы, утвержденные указанными постановлениями, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13 процентов. Ранее аналогичная позиция была изложена в Письме Минфина России от 20.10.2003 № 04-04-06/191.

Однако ВАС РФ позицию Минфина посчитал неправомерной.

Арбитражная практика

В своем Решении от 26.01.2005 № 16141/04 ВАС РФ отметил, что налоговым законодательством применительно к НДФЛ нормы суточных не установлены. А общий порядок установления таких норм содержит трудовое законодательство (ст. 168 ТК РФ). Постановление № 93 может применяться исключительно для исчисления налога на прибыл

Несмотря на вывод, к которому пришел ВАС РФ, чиновники продолжают отстаивать свое мнение (Письмо Минфина России от 18.03.2005 № 03-05-01-04/59).

Приобретение товара

Нередко денежные средства выдаются подотчетному лицу из кассы организации для того, чтобы приобрести товар за «наличку».

Когда совершается сделка, связанная с куплей-продажей товара, подотчетное лицо может действовать от своего имени либо от имени организации, то есть на основании доверенности.

В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации (не имеет доверенности), то есть действует как частное лицо, приобретение товара оформляется в порядке, предусмотренном для договора розничной купли-продажи. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть договором, заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (п. 2 ст. 492 ГК РФ).

Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Отсутствие у покупателя указанных документов не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий (ст. 493 ГК РФ).

В п. 1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» говорится, что применение ККМ организациями и индивидуальными предпринимателями при наличных расчетах и выдача покупателю кассового чека являются обязательными. Исключение составляют случаи, описанные в п. 3 ст. 2 Закона. ККМ не применяется:

При продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках (при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ);

При осуществлении торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

При продаже в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами и т. д.

Имейте в виду!

При реализации товаров за наличный расчет требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п. 7 ст. 168 НК РФ). То есть невыдача продавцом счета-фактуры подотчетному лицу, не заявившему о себе как о представителе юридического лица, соответствует действующему законодательству

Пунктом 6 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) населению по розничным ценам (тарифам) соответствующая сумма налога включается в указанные цены (тарифы). При этом на ярлыках товаров и ценниках, выставляемых продавцами, а также на чеках и других выдаваемых покупателю документах сумма налога не выделяется. Если сумма НДС будет выделена в кассовом и товарном чеках, но при этом будет отсутствовать счет-фактура, то организация-покупатель не имеет право на вычет. Ведь наличие счета-фактуры является непременным условием предъявления НДС к вычету.

Рассмотрим случай, когда подотчетное лицо действует как представитель организации на основании доверенности.

Порядок выдачи доверенности работнику организации установлен гражданским законодательством. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Обратите внимание!

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Она оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяются типовые формы первичной учетной документации № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.

Подотчетному лицу, приобретающему товары за наличный расчет по доверенности, поставщиком должна быть выписана товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 №132).

В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица - представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29-12/44313, от 20.10.2003 № 29-12/58566.

Обратите внимание!

Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке составляет 60 000 рублей (Указание Центрального Банка России от 14.11.2001 № 1050-У).

Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168НКРФ).

Документы принимаются к учету по результатам внутреннего контроля. Не допускается принятие к учету документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни.

1. В представленных документах должен быть указан фактический адрес закупки (если в них значится только юрадрес, подотчетное лицо может указать фактический адрес от руки). Должна быть обеспечена возможность выборочной проверки закупок на месте

О проверках контрагентов см. специальный материал

2. В документах должны быть указаны наименования приобретенных товаров, работ или услуг (артикул, сорт, вид и т.п.), цена за единицу и количество. Эти данные нужны для постановки оплаченных объектов на учет и обоснования законности, эффективности расходов.

Например, указание в чеке наименования "бумага" без единицы измерения, количества и цены за единицу не позволит правильно оприходовать эти ценности.

Кроме того, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения являются обязательными реквизитами первичного учетного документа. Их отсутствие может рассматриваться ревизорами в качестве нарушения порядка ведения бухгалтерского учета, а, значит, не исключен штраф по ст. 15.11 КоАП РФ. Об ответственности за грубое нарушение правил бухучета см. специальный материал

3. Даты и время закупки должны соответствовать режиму работы соответствующих торговых точек, данным путевых листов (при закупке ГСМ) и т.п. В локальном акте могут быть установлены часы, в которые проводятся закупки.

При закупке в выходные и праздники у подотчетного лица могут быть затребованы дополнительные пояснения.

4. Реквизиты (дата и время покупки, наименование поставщика и т.д.) кассового чека (БСО) должны совпадать с данными товарного чека или иного документа продавца, подтверждающего факт покупки.

5. Для подтверждения факта приемки товаров или результатов работ можно проверить: наличие Приходного ордера (ф. 0504207) или Акта (ф. 0504101), отметок кладовщиков об оприходовании на товарных чеках, актов комиссий и виз ответственных сотрудников о приемке работ (услуг) и т.п.

6. Для подтверждения факта перелета у подотчетного лица возможно истребовать только:

Авиабилет на бланке строгой отчетности - если билет был приобретен в кассе;

Распечатку маршрут/квитанции - если был оформлен электронный авиабилет.

А вот "бумажного" посадочного талона с отметкой о прохождении досмотра у подотчетного лица может и не быть. С 25 февраля 2019 года может оформляться электронный посадочный талон - в виде штрих-кода. Пассажир вправе:

1) распечатать такой талон самостоятельно и предъявить при досмотре;

2) получить его на бумажном носителе в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;

3) использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, предъявив для сканирования при досмотре штрих-код на экране своего смартфона или планшета

Железнодорожный билет, приобретенный в кассе, является БСО, т.е. одновременно подтверждает и факт оплаты и перевозку.

Требования к обязательным реквизитам билета, подтверждающего факт проезда по маршрутам регулярных перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, установлены Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

7. Даты в документах на проживание, даты убытия в командировку и выхода на работу должны совпадать с датами в проездных документах. Дата приказа о командировании не должна быть позднее даты фактического выезда в командировку.

Если сотрудник остался в месте командирования на длительный срок, проверяющие могут не признать обоснованными расходы по проезду и потребуют возместить ущерб. Их нельзя будет признать при налогообложении прибыли и надо будет учесть как доход работника в натуральной форме (письмо Минфина РФ от 21.03.2017 N 03-04-06/16282).

8. Составленные на иностранных языках документы должны быть переведены на русский язык. Заверить перевод надо в порядке, предусмотренном учетной политикой - нотариальное заверение необязательно (п. 13 Инструкции N 157н).

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица - работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых, незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых, невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их совершения.

В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов. Кроме того, если на предприятии имели место факты направления работников в командировки, должны присутствовать в наличии и соответствующие приказы руководства. В свою очередь система внутреннего контроля, помимо всего прочего, в обязательном порядке должна включать в себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов, формально закрепленные в учетной политике организации.

Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам унифицированной формы N КО-2 или надлежаще оформленным другим документам, в том числе платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и счетам, с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или иными уполномоченными на это лицами. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов за купленный товар. В число оправдательных документов входят товарные чеки и проездные билеты, которые представляются бухгалтеру. Если купленный товар не оприходован, подотчетную сумму зачитывают в совокупный годовой доход подотчетного лица. При этом сам порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Форма авансового отчета является унифицированной и приведена в Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Отчет проверяется бухгалтерией.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Система внутриорганизационного контроля над совершением расчетов предполагает наличие утвержденного руководителем списка работников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств, утвержденного порядка подачи письменных заявлений на выдачу денежных средств с указанием причин такой выдачи и соблюдение работниками предприятия установленных сроков отчета по выданным суммам, а также сроков возврата оставшихся средств.

Кроме того, о каком-либо контроле можно говорить только в том случае, если на предприятии наблюдается отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам, соблюдение запрета на выдачу денежных средств сотрудникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам, аналитический учет командировочных и представительских расходов, оформление надлежащих оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, а также визирование авансовых отчетов.

Теперь что касается командировок. Командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В случае, когда гражданин направляется в поездку предприятием, с которым он не состоит в трудовых отношениях и, следовательно, не находится в административном подчинении у руководителя этого предприятия, такая поездка не может считаться командировкой. Направление работника в командировку оформляется выдачей ему командировочного удостоверения, оформленного на основании приказа.

Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством и формируют расходы по обычным видам деятельности. Признание командировочных расходов расходами, произведенными организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, осуществляется на основании Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. То есть, не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При этом такой же порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации (при наличии трудового договора), а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Следует помнить, что суммы расходов по проезду к месту командировки и обратно включаются в расходы организации без НДС. К командировочным расходам, в частности, относятся расходы по проезду к месту командировки и обратно воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом, включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями и расходы по найму жилого помещения. Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров и услуг и подтверждающих фактическую уплату сумм налога. Кроме того, суммы налога подлежат возмещению в пределах установленных законодательством норм.

В рассматриваемом случае указанные вычеты производятся на основании проездных документов установленного образца. Проездной билет, в котором сумма налога выделена отдельной строкой, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, уплаченных по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, без наличия счета-фактуры. Авиакомпании здесь не должны выставлять счета-фактуры.

Суммы НДС, уплаченные при перевозке работников организации железнодорожным транспортом при вахтовом способе организации работ, принимаются к вычету на основании железнодорожных билетов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. То же самое касается и электронных проездных билетов. Однако, здесь необходимо учесть, что вычет возможен лишь в том случае, если НДС именно выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах. В тех же случаях, когда об НДС в билете просто упоминается (включая НДС) с получением вычета могут возникнуть серьезные трудности.

Другим распространенным видом расчетов с подотчетными лицами являются расчеты по представительским расходам. К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров.

В состав представительских расходов относят расходы на проведение официального приема для указанных лиц, доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Не относятся сюда расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. При этом представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Регистрами синтетического учета, где происходит отражение операций с подотчетными суммами, являются главная книга, отчет о движении денежных средств по форме № 4 и строка бухгалтерского баланса “прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев”, журнал-ордер № 7 и другие регистры учета по счету 71.

Согласно Приказу Минфина № 94н от 31октября 2000 года, утвердившему План счетов бухгалтерского учета и Инструкцию по его применению, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждой сумме, выданной под отчет.

Для этого, в целях обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, организациями используется счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Их списание со счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” производится либо в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, либо в дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, если возможность удержание из заработной платы работника отсутствует.