Что такое отпуск служебного письма. Служебное письмо. Правила оформления и регистрации

Признаки беременности после имплантации эмбриона

Деловая переписка, как важная составляющая делового общения, является одной из важнейших частей делового этикета. При этом значительную часть документов любой организации занимают служебные письма, которые и связывают ее с внешним окружением: партнерами, госорганами, клиентами.

Кроме того, большая часть сделок начинаются именно с переписки, поэтому правильно оформленное и составленное письмо поможет создать благоприятное впечатление об организации-корреспонденте.

Письма классифицируются в разных формах и используются для разных целей. Некоторые люди используют их для личных целей, в то время как другие используют письма для деловых целей. Независимо от цели письма, это должно быть настроенное письмо, чтобы служить своей цели.

Написание важного письма, будь то личное или профессиональное, - непростая задача. Наша служба написания письма возьмет на себя эту трудную задачу и поможет вам получить наилучшие результаты. Из информации, которую вы предоставляете, мы настроим письмо, а затем подберем его в соответствии с вашей целью. Кроме того, мы можем использовать ваши черновики для редактирования сообщения и повышения его эффективности.

О том, что представляет из себя деловая переписка и как правильно ее вести, мы поговорим ниже.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

Мы можем написать широкий диапазон писем для вас

Пусть ваши желаемые результаты известны нам, и у вас будут лучшие результаты. Получите любую форму и формат писем, написанных нашими талантливыми писателями по реалистичным ценам. Любовные письма к подруге, бойфренду, жене, мужу, папе, сыну, дочери и т.д. спасибо письма Политические письма Бизнес-письма Дружественные письма Рекомендательные письма Письма о письме Письма о работе Письменные письма Срочные письма.

В необходимости написания бизнес-письма

Написание деловых писем может быть сложным, потому что они различаются по формату и стилю, в зависимости от того, какое предприятие работает.

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Общие правила деловой переписки

Сразу следует отметить, что каждое письмо является индивидуальным. На его характер влияет множество факторов, таких, например, как личности отправителя и адресата, их должности, а также ситуация.

Прежде чем отправлять письмо, необходимо позаботиться о некоторых ключевых моментах :

Советы по написанию сопроводительных писем

Получая эти стандарты или используя предыдущие письма, становится легко писать деловые письма для любой компании. Мы также создаем шаблоны, которые клиенты могут использовать для подготовки писем, в зависимости от их стандартов. В этой связи мы упрощаем вашу работу. Кому-то может быть интересно, подходят ли сопроводительные письма или нет. Заглавные буквы очень важны для впечатления работодателя и маркетинга качеств человека. Хорошее сопроводительное письмо побудит компанию заинтересовать ваше резюме.

Все эти моменты должны быть определены до того, как письмо будет отправлено. Правила ведения деловой переписки не установлены законодательно, однако, существует несколько документов и шаблонов, согласно которым можно оформить деловое письмо.

Подчеркните преимущества заявителя предприятию и то, как заявитель может получить от них.

  • Задайте индивидуальность, обратившись к менеджеру по управлению персоналом.
  • Задайте конкретную позицию в компании.
  • Выделите опыт и навыки кандидата, которые принесут пользу работодателю.
В сопроводительном письме с парой грамматических или орфографических ошибок может возникнуть проблема с менеджером по работе с персоналом. Поэтому, чтобы избежать создания первого ужасного впечатления, важно обратиться за помощью к профессиональным сопроводительным письменам.

Оформляется оно соответственно ГОСТу Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Согласно этому ГОСТу, деловое письмо должно обладать своей структурой :

Когда вы подумаете о том, чтобы использовать наши профессиональные письма, ваше сопроводительное письмо будет иметь наилучшее качество. Это увлечет менеджера по найму, чтобы пройти через него, и вы хотите оценить свою профессиональную способность, основываясь на основных выступлениях, которые мы бы включили в него.

Кто сказал, что возраст любви Письмо Письмо ушло?

Даже сегодня в оцифрованном мире любовные письма все еще имеют место в романтических отношениях. Текстовые сообщения, отправленные через сотовые телефоны и социальные медиа, не могут полностью заменить роль любовных писем. В любовных делах даже самые лучшие отношения должны быть суровыми. Важным является необходимость безопасного и эффективного способа усиления и омоложения этих отношений. Лучшим инструментом для этой функции является хорошо продуманное любовное письмо.

  • организация-отправитель и её наименование;
  • дата;
  • адрес получателя и конкретный корреспондент;
  • вступительное обращение и указание цели письма;
  • раскрывающая тему часть;
  • заключение в формуле вежливости и подпись;
  • указание на приложения, если таковые имеются.

В том случае, если деловое письмо было набрано при помощи текстового редактора Microsoft Word, рекомендуется устанавливать следующие параметры:

Общие правила деловой переписки

Вы ищете письмо, которое просвещает вашу любовь? Поэтому рассмотрите возможность покупки или размещения заказа у нас сегодня, чтобы получить услуги по доступным ценам. Мы гарантируем лучшее для наших клиентов. Кто может мне помочь написать письмо? Кто может написать рекомендательное письмо? Эти общие вопросы среди многих людей в настоящее время имеют ответы, которые являются нашим письменным Агентством. Наши услуги по письму позволяют клиентам размещать заказы, когда им нужны услуги, независимо от их местоположения и часовых поясов.

  • гарнитура Times New Roman при кегли 12-14 п. и межстрочном интервале – 1-2 п;
  • номера страниц, проставленные в правом нижнем углу листа;
  • для листа формата А4 использовать 1,5–2 междустрочных интервала.

Стиль изложения вопроса также должен быть корректен и понятен:

  • необходимо придерживаться правил делового этикета – начинать письмо с обращения («Уважаемый Ф.И.О.», «Ув. Ф.И.О.»), заканчивать формулой вежливости («С уважением,…»);
  • избегать двусмысленностей, неточностей, следить за лексиконом;
  • разделять текст на смысловые абзацы.

Кроме того, следует помнить об этикете и при ответе. На письмо, пришедшее обычной почтой, отвечать в течение 10 дней, на электронные письма – в течение двух.

Кроме того, наш клиентский сайт настроен таким образом, чтобы наши клиенты могли просматривать рейтинг наших разных авторов, предлагающих эту услугу. Имея это в виду, можно выбрать конкретный редактор для проката, основанный на историческом обзоре и предыдущих свидетельствах других клиентов.

Министерство юстиции и государственной администрации

Точно так же мы упростили процесс найма наших онлайн-писателей. Эволюция андалузского общества и происходящие в нем трансформации требуют важного процесса адаптации организмов и институтов Хунты Андалусии. Эта точка зрения отражена в идее второй модернизации Андалусии, которая, в свою очередь, является стимулом для общественных организаций адаптироваться к достижению результатов в соответствии с ранее определенными целями и, как результат, заменить традиционное видение «администрируется» «гражданином-клиентом», который принимает активную и активную позицию по отношению к самой организации как окончательному арбитру качества предоставляемых услуг.

О правилах делового этикета смотрите в следующем видеосюжете:

Понятие служебных писем и их виды

Большая часть правил, приведенных выше, характерна практически для любых типов и видов писем.

Однако, особо важные вопросы, связанные с бизнесом, работой организаций и др. решаются исключительно через деловую переписку. Так что же представляет из себя деловое письмо?

Как оформить служебное письмо

Этот Указ структурирован в четырех главах. Аналогичным образом, Генеральному управлению Организации, инспекции и качества услуг назначаются функции координации, поощрения и поддержки мер, изложенных в нем. Они также являются идеальным средством противопоставить предложение, которое каждый орган, орган или подразделение предоставляет своим пользователям, в частности, и гражданам в целом.

Оценка качества управления должна основываться на широко контрастных инструментах, таких как Европейская модель передового опыта в области управления, адаптированная к государственному сектору, подготовленная Европейским фондом управления качеством. Учитывая, что для внедрения систем управления качеством являются самыми важными людьми, для их прогрессирования важно признание усилий и работы.

Деловым (или служебным) письмом называют документы, служащие для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Также они являются гарантом соблюдения устных договоренностей деловым партнером.

В первую очередь, служебные письма, отправляемые из учреждения/организации бывают инициативными и ответными : первые призваны побудить решить какой-либо вопрос, вторые - составляются в ответ на входящее письмо, содержат ссылку на него.

Правила оформления и регистрации

Награды также способствуют потоку внутренней и внешней коммуникации в отношении граждан, способствуя распространению знаний обществом образцовых примеров современного государственного управления. Услуги, самооценка и оценка являются частью общей стратегии улучшения качества предоставляемых услуг и адресованы каждому из органов, агентств и подразделений, указанных в сфере применения настоящего Декрета.

Что касается положений заключительной части, то следует отметить дополнительное положение, которое способствует созданию единиц качества в автономных советах и ​​автономных органах и единое временное положение, в котором устанавливается срок осуществления Письма Служб.

по видам делятся также на:

  • сопроводительные – документ, информирующий адресата о направлении к нему приложений к письму;
  • письма-приглашения – приглашения, предлагающие принять участие в каком-либо мероприятии;
  • информационные – сообщающие адресату важную информацию о каком-либо факте;
  • извещения — письма, содержащие сообщение о получении отправления (телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т.п.) и о том, что составленный ранее документ остается в силе;
  • гарантийное – тот документ, который подтверждает безусловное исполнение изложенных в нем обстоятельств (например, ).

Последний вид письма обладает повышенной правовой функцией. Следовательно, изложение текста здесь должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно содержат подписи руководителя и бухгалтера, а также на них проставляется печать.

Аналогичным образом, в отношении регулируемых вопросов устанавливаются функции, которые будут разработаны Главным управлением Организации, инспекции и качества услуг Министерства юстиции и государственного управления. Положения, содержащиеся в настоящем Постановлении.

Заявление в органы и подразделения Главного управления Хунты Андалусии и его автономных органов. Координационные, импульсные и вспомогательные функции. Главное управление Организации, инспекции и качества услуг будет координировать, поощрять и поддерживать различные меры, предусмотренные в этом Декрете, для осуществления Сервисных диаграмм, оценки качества и награды за качество государственных услуг.

Видов писем в зависимости от их признаков, можно выделить множество, но все они призваны решать многочисленные управленческие задачи и быть связующим звеном между организациями.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Которые предлагаются в отношении их обеспечения. Письма служб будут написаны краткой, понятной, простой и понятной терминологией для гражданина и будут структурированы в следующих разделах. Претензии Хунты Андалусии и, в частности, формы подачи жалоб и предложений, сроки.

Ответа и их последствий. Выводится из обязательств по качеству и применимых правил. Ожидаемые сроки для процедур обработки, а также для предоставления услуг. Коммуникационные и информационные механизмы, как общие, так и персонализированные. Электронная обработка предоставляемых услуг.

Особенности и правила применения

Целью составления и отправления служебных писем, обычно, является необходимость осветить какой-либо вопрос или послужить побудительным мотивом. Отсюда проистекают основные требования к составленному тексту: ясность, четкость и лаконичность.

Часы работы для общественности. Любые другие, которые соответствуют особенностям каждой услуги или услуги, считаются релевантными и в состоянии содействовать гражданам. Дополнительный характер: другая информация, представляющая интерес в отношении услуг, предоставляемых в соответствии с решением этого же провайдера.

Подготовка сервисных карт. Владельцы органов, ведомств или подразделений, на которые ссылаются Письма Служб, будут в конечном счете ответственны за его подготовку. Соответствует владельцам соответствующих. Вице-советы или президенты и директора автономных органов, в зависимости от обстоятельств, определяют органы, агентства или подразделения, которые будут разрабатывать свой Устав услуг в зависимости от специфики и объема предоставляемых услуг и их социального воздействия, а также их автономии и уникальность управления, в любом случае, ранг или уровень могут быть меньше Сервиса.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу (это позволит получателю ускорить обработку письма, и, в конечном счете его исполнение). Поэтому, если с одним адресатом необходимо решить несколько вопросов, принято посылать несколько писем (одно письмо - один вопрос). Допустимо объединять в один документ несколько вопросов, только если они взаимосвязаны.

Понятие служебных писем и их виды

Аналогичным образом, у них будет импульс для разработки уставов службы для всех органов, организмов или подразделений соответствующих министерств, дифференцируя те, которые относятся к выгодам или. Прямые услуги гражданам, которые обращаются к внутренним услугам.

Без ущерба для положений следующей статьи Министерство юстиции и государственной администрации через Генеральное управление Организации, инспекции и качества услуг обеспечит правильную подготовку Сервисных диаграмм и будет технически сотрудничать с подразделениями назначенный ответственным за его подготовку, когда это требуется.

Служебные письма занимают до 80% всего документооборота любой организации, и частной, и государственной или муниципальной. Сфера применения таких документов очень широка: от рекламы собственной деятельности, до переписки с контролирующими и надзорными органами.

Важно помнить, что если на письмо-приглашение или информационное допустимо не ответить, то на письма органов и организаций, обладающих властными полномочиями, во избежание негативных последствий (к примеру, штрафов), необходимо ответить в установленный в них срок.

Особенности и правила применения

Графики услуг будут утверждаться по решению владельца или руководителя органа, агентства или подразделения, на услуги которого ссылаются, после доклада Главного управления организации, инспекции и качества услуг. В случае, если разработка процедуры или оказание услуг затрагивает несколько органов, потребуется утверждение совместного решения владельцев пострадавших органов.

Резолюция, утверждающая Хартию услуг, будет опубликована в Официальном вестнике Хунты Андалусии, и в это время она будет иметь полный эффект. После утверждения и опубликования Устава услуг подразделение, ответственное за его управление и мониторинг, должно отправить его в Генеральное управление Организации, инспекции и качества услуг в бумажном формате и компьютерной поддержке.

Правила ведения деловой переписки и порядок составления шаблонов для писем представлены в следующем видеоматериале:

Правила оформления и регистрации

Несмотря на отсутствие законодательно утвержденных правил составления писем, принято соблюдать несколько обязательных моментов в деловом общении :

В зависимости от принятой в организации системы документооборота оформление писем может быть несколько упрощено. Однако, везде необходимы как минимум, два писем и другой корреспонденции (входящей и исходящей). Нумерация в них может вестись нарастающим итогом, по порядку, а сами документы – в отдельные папки для входящих и исходящих писем.

Структура, содержание и необходимые сведения

Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении писем - краткость .

Размер не должен в большинстве случаев превышать одну страницу машинописного текста. Не принято делать заголовки к кратким письмам (до 6-7 строк). Такие письма могут содержать одну часть, и не требуют вступления.

Подавляющая часть писем состоит из двух частей :

  1. Вступления. Обозначается тема, причины письма, основание его составления, ссылки на что-либо, приводятся конкретные факты.
  2. Заключения. Здесь делают выводы, предложения, просьбы, гарантии.

Если в организации принято отправлять большое количество однотипных писем, рекомендуется создать и утвердить письма-трафареты (типовые тексты с прочерками, заполняемыми в каждом конкретном случае).

Написание резолюции

Резолюция на письме представляет собой надпись руководителя/должностного лица и содержит принятое решение относительно вопроса, затронутого в документе.

Такая надпись должна содержать :

Проставляется такая резолюция в правом верхнем углу листа письма, или на любом свободном месте (конечно, на лицевой стороне).

Принято формулировать резолюцию таким образом, чтобы исключить двоякое понимание и различные дополнительные вопросы («сообщить о выполнении», «к руководству», «дополнительно переговорить» и т.д.).

Правила написания резолюции также изложены в ГОСТе Р 6.30-2003.

Служебные (деловые) письма выполняют важную коммуникационную функцию в деятельности любой организации, поэтому важно оформлять их в соответствии с общепринятыми правилами организационно-распорядительной документации.

Следующий видео урок поможет сделать вашу переписку более ясной, лаконичной и понятной:

СПРАВКА

Форма документа

Форма документа

«Справка»

Наименование организации Адресат

Заголовок к тексту

Текст _________________________________________________________

наименование должности расшифровка подписи

«Справка по личному составу»

Наименование организация Адресат

Справочные данные об

организации

00.00.00 № _________

Текст ____________________________________________________

Наименование должности Расшифровка подписи

ЗАО "ТЕАТР ЛУНЫ" Отдел учета и распределения

Адрес, телефон жилой площади

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окла­дом 5200 рублей.

Директор Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

Справка о заработной плате работника.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с дру­гими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное пись­мо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, оно должно отве­чать всем требованиям этики деловой переписки, т.к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требова­ниям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

Герб субъекта Российской Федерации;

Эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

Код организации;

Код формы документа;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

ОГРН, ИНН/КПП;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

- текст;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Визы согласования документа;

Отметка об исполнителе;

Отметка для автоматического поиска документа.

В конкретных письмах некоторые реквизиты могут отсутствовать.

Автором служебного письма является учреждение, ор­ганизация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма мо­жет выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А-4 и А-5 типо­графским способом, он может проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосред­ственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение реквизи­тов.

Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак об­служивания);

Наименование вышестоящей организации;

Наименование организации (полное и сокращен­ное);

Справочные данные об организации.

Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Россий­ской Федерации предусматривается на бланках служеб­ных писем органов государственной власти РФ, мини­стерств и ведомств.

Наименование вышестоящей организации указывает­ся на бланке в строгом соответствии с названиями, уста­новленными правовыми актами.

На практике на бланках служебных писем различных учреждений, организаций и предприятий мы можем ино­гда не увидеть изображение герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное на­именование автора должно точно соответствовать наиме­нованию, закрепленному за организацией в Уставе. Пол­ное наименование организации пишется в именительном падеже, а сокращенное - под полным и на отдельной строке. Если автором служебного письма является долж­ностное лицо, то наименование должностного лица поме­щается после названия организации.

Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам оформления реквизитов служебных докумен­тов. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть:

1. Кратким. Размер письма не должен превышать од­ной машинописной страницы, при необходимости разре­шено увеличение объема служебного письма до пяти ма­шинописных страниц.

Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А-5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается.

2. Полным. Несмотря на краткость служебного пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

3. Точным и объективным. Служебные письма долж­ны содержать только достоверную информацию, исклю­чающую двоякое, "неопределенное или многозначное тол­кование.

4. Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать сло­ва и выражения. Тон изложения должен быть нейтраль­ным. Текст письма должен показывать уважительное от­ношение автора к деловому партнеру.

Текст служебных писем в большинстве случаев состо­ит из двух частей . В первой части (вступление) формули­руется тема письма, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо доку­мент, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название доку­мента, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.00 № ...».

Во второй части письма (заключение) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т.п. Если со­держание письма не нуждается в пояснении, то оно мо­жет состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, органи­зация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в де­ла.

В основном письма разделяют на входящие (посту­пающие в учреждение) и исходящие (отправляемые уч­реждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претен­зия и т.п.) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.).

Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи оп­ределенные стандартизированные языковые обороты.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении ка­кого-либо действия и обычно имеет в своем тексте сле­дующие речевые обороты: «В связи с... просим подтвер­дить...», «Прошу сообщить...», «Дирекция... просит...», «Дирекция и профсоюзная организация просят...» и т.п.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые оборо­ты: «Сообщаем Вам, что...», «Подтверждаем получен­ные...», «К сожалению Ваша просьба не может быть удовлетворена...»и т.д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма (На №__ от 00.00.00).

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправ­ки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам...», «Высылаем за­прошенные Вами...», «Направляем подписанный с нашей стороны договор...». Обычно в сопроводительных письмах указывается с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложе­ния. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

Гарантийное письмо подтверждает определенные обя­зательства, обещания учреждения, организации, пред­приятия. Может подтверждаться гарантия оплаты за вы­полненную работу, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важ­ные части текста письма, подтверждающие его юридиче­скую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...», «Качество продукции наша фирма гарантирует», «Гарантируем качественное выполнение работ в срок...». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о... «, «Извещаем Вас, что...», «Ставим Вас в извест­ность...».

Письмо-напоминание - это письмо, сообщающее по­вторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что...», «Вто­рично сообщаем...».

Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефон­ного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать при­чины, сообщить срок окончательного письма-ответа. На­чинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение...», а заканчивают словами благодарности, иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

Циркулярные письма - это письма одного и того же содержания информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях...», «В соответ­ствии с...», «Во исполнение...». По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рек­ламные, письма-приглашения, инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

В учреждениях, организациях, предприятиях с боль­шим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст таких писем отпечатан типографским спо­собом, но в нем оставлены свободные строки для заполне­ния их информацией, зависящей от конкретной ситуа­ции.

Применение таких писем значительно сокращает вре­мя на составление документа и повышает его качество, т.к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т.ч. и служебных пи­сем. На основе стереотипного текста исполнители состав­ляют конкретные служебные письма аналогичного содер­жания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает ра­боту по составлению документа.

Публикации по теме