Формы документов по учету товарно-материальных
ценностей в местах хранения

Бланк формы МХ-1. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение по форме № МХ-1 применяется для учета приема-передачи товарно-материальных ценностей, переданных от организаций-поклажедателей на хранение организации-хранителю. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяется в каждом конкретном случае

Бланк формы МХ-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-2. Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-2 применяется для учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение и ведется материально ответственным лицом организации - хранителя на основании данных документов о приеме товарно-материальных ценностей, сданных на хранение. Прием товарно-материальных ценностей на хранение, их возврат по истечении срока хранения оформляются подписями материально ответственных лиц.

Бланк формы МХ-2. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение

Форма МХ-3 применяется для учета возврата поклажедателю товарно - материальных ценностей, принятых организацией - хранителем на хранение. Акт составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом организации - хранителя по истечении срока хранения товарно - материальных ценностей при возврате их поклажедателю. Один экземпляр акта остается в организации - хранителе, второй - передается поклажедателю.

Бланк формы МХ-3. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-4. Журнал учета поступающих грузов

Форма МХ-4 применяется для регистрации товарно - материальных ценностей, поступающих в места хранения (базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств за отчетный период (месяц). Записи в журнале производятся по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных документов.

Бланк формы МХ-4. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-19. Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения

Ведомость применяется в организациях, учитывающих товарно-материальные ценности по оперативно - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняется на основании данных карточек учета товарно-материальных ценностей, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Бланк формы МХ-19. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения

Отчет применяется для предоставления в бухгалтерию данных о движении товарно-материальных ценностей за отчетный период. Записи в отчете производятся материально ответственными лицами по каждому приходному и расходному документу и остаткам материалов по всей номенклатуре. Отчет подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

Бланк формы МХ-20. Инструкция по заполнению

Бланк формы МХ-20а. Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения по отдельным партиям

С помощью формы № МХ-20а материально-ответственные лица предоставляют в бухгалтерию данные о движении товарно-материальных ценностей по отдельным партиям за отчетный период. Отчет составляется по каждой номенклатуре материалов с указанием общего количества по приходу и расходу материалов за отчетный период. Форма подписывается материально ответственными лицами и передается в бухгалтерию.

250. Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

251. Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.

252. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

253. Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

254. На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорто - размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

255. На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

256. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

257. Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

258. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего цеха (подразделения).

259. Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

260. Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

261. На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества, кроме случаев, приведенных в пункте настоящих Методических указаний.

262. Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.

263. Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо - сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

264. Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

265. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

266. На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

267. Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

268. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

269. Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

270. О результатах произведенных на складах (в кладовых) проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.

Если при выборочной проверке склада (кладовой) были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.

271. При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов (пункт 99 настоящих Методических указаний), карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.

При использовании средств вычислительной техники карточки передаются на вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.

272. Если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены от бухгалтерской службы организации на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подразделении организации (например, вычислительный центр). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.

Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых) производить проверки (пункт 267 настоящих Методических указаний) в сроки, установленные главным бухгалтером, или в порядке, изложенном в пункте 277 настоящих Методических указаний.

273. По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "остаток перенесен в карточку 200_ года N ..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.

274. На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью (при наличии печати).

(см. текст в предыдущей редакции)

Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.

Складской учет

Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета трудно обеспечить их сохранность. Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала. Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.

Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.

Организация складского учета

Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, - это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.

Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.

Использование карточек

Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости,в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.

При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.

Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.

Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам. После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости. Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.

Сальдовый учет

Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.

При данном виде организации работы склада производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.

Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.

Партионный учет

Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах. Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге. После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.

Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.

Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача. В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.

Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает на полностью израсходованную партию ТМЦ.

Как используются складские журналы при сортовом учете?

Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.

В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.

Наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;

Номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;

Место хранения.

Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.

Грамотно организовать складской учет количественного типа, при которомфиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.

Как проводится уценка ТМЦ?

Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.

Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию. В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.

Системы управления складом

Одной из ключевых задач любого бизнеса является автоматизация и оптимизация всех внутренних процессов предприятия. Это позволит сэкономить время и повысить качество обслуживания.

Склад не является исключением. Для того чтобы ускорить различные процессы, имеющие отношение к приему и расходу товара, используется программа складского учета. Она может иметь различный вид и структуру, но функции подобного программного обеспечения остаются неизменными.

Речь идет о следующих возможностях:

Распределение продукции на складе по ячейкам хранения, партиям и ответственным лицам;

Возможность динамического пересчета складских остатков;

Отслеживание грузов по маршрутам движения;

Использование различных способов формирования цены товара;

Инвентаризация и последующее формирование актуальной отчетности согласно ее итогам;

Формирование приходно-складских ордеров;

Переоценка товара по причине влияния различных факторов, формирующих его стоимость;

Управление складом.

Хорошо составленная программа складского учета позволяет наладить эффективную работу транзитного товарного склада, а также складских помещений, имеющих общее назначение. Также практикуется использование электронного аналога карточки складского учета, которая обладает всеми актуальными фильтрами. Речь идет об отслеживании информации по следующим направлениям:

Валюта, используемая для оплаты товара (по сличительной ведомости, акту об излишках и недостаче, ведомости фактического наличия и др.);

Партия продукции, сроки ее хранения, дата окончания действия сертификатов;

Различные виды операций с ТМЦ;

Целевое назначение;

Пересортица;

Материально ответственные лица;

Операции укомплектования и разукомплектования материальных ценностей на складе.

Как правило, такой автоматизированный складской учет дорабатывается разработчиком с учетом индивидуальных особенностей бизнеса конкретного клиента.

Актуальные программы

Для эффективной организации работы склада может использоваться различное программное обеспечение. Но одним из самых популярных вариантов является «1С Складской учет». Этот софт имеет определенные преимущества, которые и привлекают множество компаний, интегрирующих данную программу в работу своих складов.

Ключевые функции выглядят следующим образом:

Быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения;

Точное ведение всей складской документации;

Своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек);

Наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации;

Представление и обработка системы складских помещений.

При помощи данного программного обеспечения можно качественно охватить несколько направлений хозяйственной деятельности предприятия. Речь идет об управлении правилами продаж, запасами, финансами, закупками и доставкой товаров. К основным преимуществам "1С" можно отнести простоту использования программы, возможность ее коррекции с учетом потребностей конкретной организации и полное соответствие нормам российского законодательства.

При желании можно воспользоваться и другими программами: «СуперСклад», «Товар-деньги-товар» и другими.

Заключение

Очевидно, что работа склада играет не последнюю роль в построении эффективной деятельности компании. Поэтому от уровня организации складских функций зависит качество сервиса, скорость доставки и состояние процесса продаж в целом. Таким образом, любая компания, заинтересованная в успешном построении цикла продаж и доставки продукции, должна качественно организовать учет товара.

Для учета материалов существует бухгалтерский счет 10 «Материалы». Счет 10 - активный, на нем ведется учет активов предприятия (материальных ценностей), по дебету данного счета отражается поступление материалов на склад предприятия, по кредиту выбытие и их отпуск в производство.

При поступлении на предприятие материальные ценности могут учитываться двумя способами:

• по фактической себестоимости (зачастую так оно и происходит);
• по учетным ценам (в данном случае в качестве учетной могут выступать средние покупные цены или плановая себестоимость).

Поступление материалов отражается в карточке учета материалов М-17.

К 10 счету может быть открыт ряд субсчетов: сырье и материалы, полуфабрикаты, топливо, тара, запасные части и т.д.

Кроме этого, на каждом субсчете может вестись еще аналитический учет поступления по каждому конкретному виду (сорт, наименование) материалов или по местам их хранения.

Учет по фактической себестоимости

В данном случае поступающие на предприятие материалы будут приходоваться непосредственно в дебет сч. 10 по фактической себестоимости, которая включает в себя все фактически понесенные предприятием затраты по их приобретению за вычетом НДС.

К затратам можно отнести:

• непосредственно стоимость по договору купли-продажи;
• затраты на услуги сторонних организаций, связанные с приобретением материалов (например, информационные, консультационные);
• транспортно-заготовительные расходы (ТЗР);
• затраты, связанные с доведением материальных ценностей до состояния, в котором они могут быть использованы.

Также в этот перечень можно включать и другие расходы, возникающие в процессе приобретения материалов и доведения их до пригодного состояния.

Поступление материалов от поставщика осуществляется на основе доверенности на получение ТМЦ форма М-2 или М-2а. Форму М-2а, как правило, применяют при частом, постоянном получении ценностей. Форма М-2 обычно применяется для разового получения. Главное отличие этих двух форм - это наличие корешка в форме М-2, который при выдаче доверенности остается в бухгалтерии и подшивается в соответствующие папки. Данный корешок содержит необходимую информацию о выданной доверенности и позволяет бухгалтеру не делать дополнительных записей вручную. Применение этих форм актуально в том случае, если лицо, получаемое ТМЦ у поставщика или перевозчика, доставившего ТМЦ, не является руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Проводки

При получении ТМЦ от поставщика в бухгалтерском учете выполняется проводка: Д10 К60 на сумму фактических затрат, связанных с приобретением, за минусом НДС.

НДС по приобретаемым ТМЦ выделяется на отдельный счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» проводкой Д19 К60, после чего НДС направляется к вычету в дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДС» — проводка Д68.НДС К19.

Оплата поставщику с расчетного счета оформляется проводкой Д60 К51.

Выполнить указанные выше бухгалтерские проводки можно только в том случае, если имеются подтверждающие документы:

• товарная или товарно-транспортная накладная от поставщика;
• счет-фактура с выделенным НДС от поставщика;
• накладная и счет-фактура по другим затратам, связанным с приобретением и транспортировкой;
• платежные документы, подтверждающие факт оплаты всех расходов покупателем.

При приеме товарно-материальных ценностей проверяются данные документов, сверяется фактическое наличие материалов с указанным в документах, если расхождений нет, то оформляется приходный ордер форма М-4. Если же в процессе проверки выявлены расхождения по количеству, ненадлежащее качество, то оформляется акт о приемке форма М-7.

Проводки по учету материалов при поступлении по фактической себестоимости:

Пример

Организация покупает ТМЦ в количестве 1000 шт за 118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб. Расходы на доставку составили 11 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб. ТМЦ приходуются по фактическим ценам. Расходы на доставку отражаются на отдельном субсчете счета 10 - 10.ТЗР. В производство отправлено 500 шт. ТМЦ.

Проводки:

Учет по учетным ценам

ТМЦ могут приниматься к учету по учетным ценам, обычно данный метод применяется в том случае, если поступление ценностей носит регулярный характер.

Для учета товарно-материальных ценностей в данном случае используются вспомогательные сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Проводки

Прежде, чем попасть на 10 счет, материалы учитываются по дебету сч. 15 проводкой Д15 К60 по стоимости, указанной в документах поставщика, без учета НДС.

НДС выделяется отдельно на 19 счет: Д19 К60, после чего направляется к вычету Д68.НДС К19.

После чего ТМЦ приходуются в дебет сч. 10 по учетным ценам: Д10 К15.

Разница между фактической ценой, указанной на сч. 15, и учетной, отраженной на сч. 10, отражается на сч. 16.

Если фактическая цена больше учетной, то выполняется проводка Д16 К15 на величину, равную разнице между закупочной и учетной стоимостью. При этом на сч. 16 появляется дебетовое сальдо, которое в конце месяца списывается на те счета, на которые списываются материалы. Сумма, которую нужно списать со сч. 16 в конце месяца определяется по следующей формуле:

(Сальдо по дебету сч. 16 на начало месяца + оборот по дебету сч. 16 за месяц) * оборот по кредиту сч. 10 за месяц / (сальдо по дебету сч. 10 на начало месяца + оборот по дебету сч. 10 за месяц).

Если фактическая цена меньше учетной, то выполняется проводка Д15 К16. Кредитовое сальдо, образовавшееся на счете 16, сторнируется (отнимается) в конце месяца, сумма, подлежащая сторнированию, определяется по формуле:

(Сальдо по кредиту сч. 16 на начало месяца + оборот по кредиту сч. 16 за месяц) * оборот по кредиту сч. 10 за месяц / (сальдо по дебету сч. 10 на начало месяца + оборот по дебету сч. 10 за месяц).

Проводки при поступлении материалов по учетным ценам:

Пример

Организация покупает ТМЦ в количестве 1000 шт за 118 000 руб., в том числе НДС 18 000 руб.

ТМЦ приходуются по учетной цене 120 руб. за штуку. В производство направлено 500 шт. ТМЦ.

Проводки:

Помимо того, что материалы могут поступить на предприятие от поставщика, их можно также изготовить собственными силами из других материалов, также они могут быть внесены в уставной капитал организации или получены безвозмездно.

Другие способы поступления материалов

Изготовление

При изготовлении материальных ценностей стоимость, по которой они будут оприходованы на склад, складывается из всех фактических затрат, возникших в процессе производства. Сюда могут включаться: стоимость исходных материалов, амортизация основных средства, используемых при производстве, зарплата персонала, накладные расходы и прочие прямые расходы.

Все затраты по производству собираются на сч. 20 «Основное производство» или 23 «Вспомогательное производство», после чего списываются на сч. 10 Материалы.

Проводки:

Взнос в уставный капитал

Если материальные ценности поступают от одного из учредителей в виде взноса в уставный капитал, то необходимо провести их оценку, согласовать стоимость со всеми учредителями, при необходимости воспользоваться независимой экспертизой.

Также в фактическую себестоимость могут быть включены транспортно-заготовительные расходы.

Проводка по учету поступления материалов в данном случае будет иметь вид: Д10 К75.

Безвозмездное поступление

Если материалы поступают в организацию по договору дарения (безвозмездно), то их фактическая себестоимость принимается равной среднерыночной стоимости. Сюда также включаются транспортно-заготовительные расходы.

Безвозмездное поступление отражается проводкой: Д10 К98.

По мере списания материальных ценностей в производство с дебета счета 98 «Доходы будущих периодов» списываются суммы по материалам, полученным при дарении, в кредит счета 91/1 (отражаются в составе прочих доходов).

Проводки при безвозмездном поступлении материалов:

Безвозмездная передача материальных ценностей отличается тем, НДС в этом случае не выделяется, даже если поставщик предоставил счет-фактуру.

Видео: учет материалов в 1С

Как говорят некоторые ученые: «Вся наша жизнь состоит из цифр». Они сопровождают человека повсюду и всегда. Человек каждый день производит различные исчисления и даже не замечают этого. Но есть люди, которые работу с цифрами сделали своей профессией. Это не математики, а бухгалтера. Наиболее сложный и ответственный участок работы – это учет товарно-материальных ценностей.

Кто такой бухгалтер материального стола?

Бухгалтер любого отдела – это, прежде всего специалист занимающийся учетом . Каких бы размеров не было предприятие на нем обязательно должен присутствовать подобный сотрудник. Если организация маленькая, то на плечи одного работника возлагается ответственность за ведение всех участков бухгалтерского учета: начисление заработной платы, учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), работа с поставщиками и подрядчиками, формирование и сдача отчетов и много, многое другое.

Если предприятие крупное, то создается целая бухгалтерская служба, во главе с главным бухгалтером. Каждому специалисту выделяется определенный фронт работы. В очень больших корпорациях специалисты по учету, будут разделены по отделам, например, материальный отдел, где каждый специалист будет заниматься учетом определенного вида ТМЦ.

Должность бухгалтера-материалиста относится к наиболее сложным , так как требует наибольшей скрупулезности, усидчивости и даже педантичности. Обычно такие места занимают женщины, так как для мужчин подобное занятие слишком кропотливо.

С появлением вычислительной техники и специальных программ, труд бухгалтера стал более легким. Бухгалтеру материального стола приходится каждый день работать с огромным количеством бумажных документов. Это специалист высокого уровня, так как в любой момент он должен дать точную информацию о наличии материальных ценностей .

Для того чтобы понять суть работы бухгалтера-материалиста, нужно прежде всего разобраться с предметом учета. ТМЦ – это оборотные активы предприятия , без них не возможно его нормальное существование и они находятся в постоянном движении. Кратко ТМЦ можно назвать производственными запасами и отнести к ним следующие группы материалов:

• сырье и материалы;
• запасные части;
• полуфабрикаты, как собственного производства так и приобретенные у поставщиков;
• готовая продукция собственного производства;
• приобретенные товары;
• ГСМ (горюче-смазочные материалы – бензин, дизтопливо, масло, тосол и тому подобные материалы);
• возвратные отходи и полезные остатки;
• хозяйственный инвентарь;
• тара.

То есть бухгалтер материального стола занимается учетом оборотных активов предприятия, предметов труда, и других материальных ценностей используемых в процессе производства, оказывающих прямое влияние на изменении стоимости конечного продукта.

Эта должность в основном востребована на предприятиях занимающихся выпуском различной продукции.

Учет материальных ценностей происходит на предприятиях различных отраслей деятельности, но учетный сотрудник имеет немного другое направление деятельности и название . Так в сфере торговли – это кладовщик или заведующий складом, на предприятиях занимающихся перевозками – специалист по учету и списанию ГСМ.

Суть деятельности конечно очень схожа, но бухгалтер материального стола – это специалист более высокого уровня и квалификации.

Какие требования выдвигаются к материалисту

В зависимости от масштабов предприятия и его кадрового состава к вновь поступающему сотруднику предъявляется различные требования, которые касаются наличия образования, предыдущего опыта работы. Некоторые предприятия выдвигают ограничения по возрасту, либо полу.

Приведем среднестатистический перечень требований, предъявляемых к кандидатам на должность бухгалтера материального стола :

• образование, соответствующее занимаемой должности (среднее специальное либо высшее по специальности учет и аудит);
• умение работать на компьютере (программы Word, Excel, знание бухгалтерской программы и тому подобное);
• знание и умение работать с первичной документацией (накладные, приходные и расходные складские документы, ведомости на списание материальных ценностей и другая документация, утвержденная в обращении на данном предприятии);
• понимания сути передвижения материалов и соответствующих этому движению бухгалтерских проводок;
• знание основ ведения бухгалтерского учета и налогового законодательства;
• знания правил документального оформления передвижения материалов;
• опыт работы на соответствующей должности от 1 года и более (данное требование не всегда присутствует, но предпочтение всегда отдается более опытным специалистам);
• индивидуальные качества: эрудиция, ответственность, скрупулезность, умение работать в коллективе.

Бухгалтер-материалист должен уметь видеть не только цифры , но и быстро анализировать сопутствующую информацию. Очень часто происходит разночтение в единицах измерения материалов. Специалист по учету материалов должен уметь все это привести к единому соответствию и разработать собственную технологию учета .

Крупные предприятия, занимающиеся экспортом-импортом продукции, могут выдвигать требования по знанию иностранных языков, международных стандартов бухгалтерского учета, знание основ внешнеэкономической деятельности.

Очень часто и совершенно не обосновано, администрация предприятий вносит возрастной цензор для кандидатов на занимание вакантной должности, хотя такие ограничения запрещены законодательством . Например, если кандидат имеет возраст больше 35 лет, то ему даже не стоит пробовать подавать резюме на данное предприятие.

В соответствии со штатным расписанием, может высвобождаться или формироваться вакансия бухгалтера соответствующей категории, тогда могут выдвигаться квалификационные требования :

• бухгалтер I категории;
• бухгалтер II категории;
• бухгалтер высшей категории;
• младший бухгалтер.

Бухгалтер материального стола должен быть ответственным, исполнительным и стрессовоустойчивым сотрудником, способным справляться с большим потоком информации. Это человек, который любит свою профессию и серьезно относится к выполнению возложенных на него обязанностей.

Обязанности

Каждое предприятие имеет право самостоятельно определять круг обязанностей сотрудников в соответствии с возложенным на него участком работы. То есть в зависимости от необходимого для обработки объема информации, на предприятии может быть один бухгалтер материального стола либо несколько сотрудников, занимающихся отдельными участками учета.

На специалиста по учету ТМЦ возлагается выполнение следующих обязанностей :

1. Ведение учета движения материальных ценностей (учет поступления на склад, выдачи со склада, перемещение между подразделениями и цехами, выдача в подотчет материально ответственному лицу и другие процедуры связанные с учетом ТМЦ) в соответствии с установленным классом счетов бухгалтерского учета;
2. Списание материалов, полуфабрикатов, брака в соответствии с существующими на предприятии нормативами и инструкциями;
3. Контроль над правильным оформлением первичной документации и обеспечение ее сохранности;
4. Учет материальной части себестоимости продукции и контроль над перерасходом материалов;
5. Формирование достоверных отчетов о количестве и стоимости материальных остатков для руководителя, главного бухгалтера либо других ответственных должностных лиц на любую дату месяца;
6. Формирование и контроль остатков ТМЦ на первое число каждого месяца;
7. Ведение предусмотренной инструкциями бухгалтерской документации и обеспечение ее сохранности и целостности в течение всего установленного периода;
8. Участие в инвентаризации, формирование данных о ее результатах;
9. Участие в разработке мероприятий по повышению эффективности учета ТМЦ, выдвигает собственные пожелания и предложения;
10. Взаимодействие со всеми материально ответственными сотрудниками предприятия (начальником склада, кладовщиками и другими учетными сотрудниками).

Выше перечисленные должностные обязанности могут быть, как расширены, так и сужены на предприятии в соответствии с пожеланиями директора и главного бухгалтера.

Пример должностной инструкции

При приеме на работу специалист по учету персонала должен ознакомить его с должностной инструкцией. Это документ, четко регламентирующий трудовые обязанности работника, его права и меру ответственности за нарушение обязанностей и общих правил работы организации.

Должностная инструкция бухгалтера по учету ТМЦ состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• функциональные обязанности;
• права;
• ответственность;
• заключительные положения.

Общие положения описывают основные требования к специалисту имеющему право занимать данную должность, каким образом происходит его прием на работу и увольнение, кому он непосредственно подчиняется. Также четко формулируется перечень законодательных актов, постановлений, распоряжений государственного уровня и список внутренних приказов, методических пособий и инструкций, которые бухгалтер-материалист должен знать и точно исполнять.

Раздел о функциональных обязанностях подробно описан в подразделе «должностные инструкции» .

Раздел прав , наделяет специалиста определенной компетенцией и полномочиями:

1. Принимать полноправное участие в обсуждении новаций, затрагивающих его участок работы;
2. При необходимости и предварительном согласии руководства привлекать других сотрудников предприятия для выполнения конкретных целей, связанных с материальным столом;
3. Получать от работников других подразделений информацию, необходимую для выполнения поставленных перед ним задач;
4. Предъявлять администрации предприятия требования по улучшению условий организации труда и оказанию содействия в исполнении возложенных на сотрудника задач и функций.

После подписания должностной инструкции руководство предприятия имеет право не только требовать от сотрудника четкое выполнение всех ее пунктов, но и привлекать бухгалтера к ответственности :

1. За неисполнение обязанностей;
2. За нарушение дисциплины, техники безопасности или внутренних распоряжений и приказов;
3. За нанесение материального ущерба или сокрытие информации, приведшей к потере материальных ценностей.

За каждый из пунктов предусматривается наказание в соответствии с трудовым, гражданским, административным и даже уголовным законодательством.

Заключительный раздел обычно фиксирует факт ознакомления сотрудника с должностной инструкцией и указание, что она составлена в двух экземплярах — один для сотрудника, другой для предприятия.

Хороший специалист по учету товарно-материальных ценностей ценится на вес золота. От его внимательности, сообразительности и знаний зависит конечный финансовый результат работы организации и ее налогообложение. Материальный стол – это ответственный участок, требующий не только определенных квалификационных навыков и опыта, но и таланта.